In het eerste deel las je hoe het social intranet de bedrijfsstrategie van De Friesland Zorgverzekeraar versterkt. In dit tweede deel (2) gaan we in op hoe De Friesland in vier weken een nieuw social intranet implementeerde in een Microsoft gedreven organisatie, wat de succesfactoren en leerpunten zijn en welke plannen er zijn om de organisatiedoelstellingen voor 2020 te realiseren. We praten verder met Frank, Jenny en Dolon.
De lanceringscampagne van het nieuwe intranet ‘Frits’ van De Friesland Zorgverzekeraar
Hoe hebben jullie in vier weken een nieuw social intranet geïmplementeerd?
Think big, act small
“Vanuit het “think big, act small” principe hebben we besloten om het intranet gefaseerd te implementeren. We komen uit een cultuur waarin alles eerst van A tot Z wordt uitgedacht en dat wordt dan in een blok met precieze instructies aan IT geleverd. Die cultuur is behoorlijk aan het veranderen. Niet alleen in onze organisatie, maar ook in de wereld om ons heen. Dus in dat kader hebben we gekozen voor fasering. We wilden klein beginnen en stukje bij beetje mensen laten aanhaken. Een voordeel hiervan is dat je al snel wat hebt om aan de organisatie te laten zien, waardoor het belang van extra functionaliteiten ook weer makkelijker “te verkopen” is. Bovendien, als je in een tijdspanne van een half jaar gaat uitdenken hoe je het van A-Z wil hebben, kan je tegen de tijd dat je uitgedacht bent A weer veranderen omdat het verouderd is.”
Pilot
“Afgelopen jaar wilden we met medewerkers in gesprek gaan over de te nemen koers voor de komende jaren: Strategie2020. We wilden dit initiatief snel oppakken. Om de offline sessies te versterken, wilden we daarna online verder discussiëren middels een E-platform. Toen kwam al gauw boven water dat Microsoft zo’n platform niet in een paar weken kon opleveren. We zijn toen een pilot gestart met Embrace. Uit de infographic, gemaakt door productmanager Remco Rispens (Embrace), bleek dat onze medewerkers het intranet gemakkelijk in gebruik namen. Dat was voor Corporate Communicatie een teken om verder te gaan met het platform.”
In mei gaf De Friesland Zorgverzekeraar een kijkje in de keuken van hun nieuwe intranet
Drie projectfasen:
Fase 1
In gesprek met keyplayers
“Fase 1 was vier weken hard werken. Pleuni Boelaars, consultant van Embrace, was 2 tot 3 dagen in de week bij ons. IT, Corporate Communicatie en Pleuni werkten intensief samen om het platform in te richten. We gingen tijdens deze fase in gesprek met keyplayers: personen of afdelingen die erbovenuit sprongen in de statistieken van het oude intranet. Zo staat het weekmenu op nummer 1 van meest bekeken items. We zijn dan ook in gesprek gegaan met de restaurantmanager over hoe we het menu het beste konden overzetten. We hebben het menu in een ander jasje gegoten en het ziet er nu mooier uit. Ook speelt de servicedesk een belangrijke rol in de online omgeving. Het platform haalt hen uiteindelijk ook werk uit handen.”
Focus op inrichten platform
“Doordat we eerst een pilot hadden gedraaid, stond de technische kant al grotendeels. We konden ons daarom in de eerste fase volledig focussen op het inrichtingsvraagstuk. In die vier weken hebben we ambassadeurs gezocht en daar sessies mee gehouden. We gaven community management sessies. En we hebben daarnaast nog veel mensen gevraagd naar hun wensen en hen geënthousiasmeerd. Daardoor zie je nu een olievlek op Frits (de naam van het social intranet): er zijn steeds meer nieuwe collega’s die ook een berichtje plaatsen, vragen stellen, profielen vullen, et cetera”
Screenshot van Frits, het social intranet van De Friesland Zorgverzekeraar
Langzaam overstappen op nieuwe intranet
“Verder hebben we de omgeving ingericht en een aantal basisfunctionaliteiten aangeleverd. Doel van de eerste fase was om de voorpagina van het oude intranet te vervangen met Frits. Als je nu je browser opent zie op het eerste tabblad Frits en op het tweede tabblad het oude intranet.” Meer weten over wat een intranet voor bedrijven kan betekenen? Ga dan naar Embrace Business of download gratis het ebook ‘Digital workplace for professionals’
Fase 2
Content overzetten
“We zijn sinds 2 maart live met Frits. Mensen posten veel werkgerelateerde berichten of vragen over het gebruik van Frits. Ook wordt er gevraagd naar de mogelijkheden om meer functionaliteiten toe te voegen. Langzaamaan zetten we een aantal functionaliteiten op het oude intranet uit, zoals agenda, gestuurde content, Twitterfeed en de applicatielijst met welke applicaties we intern gebruiken. Al deze functionaliteiten zijn nu terug te vinden op Frits. Daarnaast is de focus van fase twee op content migratie. Hiervoor werken we met diverse afdelingen samen. Parallel aan fase twee loopt fase drie.”
Fase 3
Kennisconnector inzetten
“Zoals in het eerste deel al werd besproken zijn we bezig met het integreren van de Kennisconnector in onze bedrijfsprocessen. Wanneer je wilt dat een feature daadwerkelijk wordt gebruikt is het ook nodig om deze te koppelen aan je processen. Technisch kan de Kennisconnector op ieder moment worden aangezet, maar wij willen juist wachten totdat we in kaart hebben gebracht hoe, waar en wanneer we het in zullen zetten.”
Office365
“Ook kijken we in fase drie wat we met de koppeling van Office365 gaan doen. We zijn samen met Embrace aan het nadenken hoe we daar verdere invulling aan kunnen geven binnen De Friesland.”
Extern hosten
“Als je naar de doelstellingen in Strategie2020 kijkt hebben we die al grotendeels behaald. We zijn met elkaar in dialoog, we hebben een social intranet en we bouwen steeds verder uit. We willen in de toekomst meer gaan samenwerken met partners zoals gemeenten of zorgpartners. Nu is Frits alleen intern bereikbaar. Als we het platform ook extern willen bereiken, hebben we aan de voorwaarden van De Nederlandsche Bank te voldoen. Omdat die procedure veel tijd in beslag neemt hebben we ervoor gekozen om het intranet eerst inhouse te hosten. We gaan nu bezig met de procedure, zodat we uiteindelijk ook gemakkelijk kunnen samenwerken met externen en thuis op de bank Frits kunnen raadplegen.”
Succesfactoren
Van strategie naar techniek
“Een van de grootste succesfactoren van dit project is dat we vanuit strategie naar techniek zijn gegaan. Dat we functionaliteiten hebben gekoppeld aan organisatiedoelstellingen en dat we daardoor konden aantonen dat het social intranet bij ons past. Verder heeft de leverancier goed meegedacht in alle facetten, niet alleen in de techniek. Dat was zeker een meerwaarde.”
Rol bestuurder
“Een ander aspect van het succes is dat de bestuurder zijn voorbeeldrol pakt. Hij neemt zelf initiatief, is enthousiast over het platform en maakt er dan ook graag gebruik van. Hij plaatst bijvoorbeeld iedere dag een berichtje over zijn activiteiten van die dag. Hij schrijft in begrijpbare taal: ik ben daar geweest en heb met die gesproken. Hierdoor weet je van elkaar waar je mee bezig bent en wat je bezighoudt. Dat verlaagt de drempel voor andere medewerkers om wat te plaatsen.”
Wat is de rol van de bestuurder op het social intranet?
Snel schakelen en snel beslissen
“In de eerste fase werkten we in een klein team (Jenny vanuit Corporate Communicatie, Dolon vanuit IT en Pleuni vanuit Embrace). Doordat we snel konden schakelen, boekten we ook snel resultaat. Dat is een groot voordeel. Ook zijn de stappen die je zet direct zichtbaar. Een bijkomend voordeel was dat het project door de tijdsdruk een hoge prioriteit had. Daardoor werden beslissingen snel gemaakt.”
Leerpunten
Communitymanagement
“Vooraf hebben we mensen benoemd die zich bezig zouden houden met communitymanagement. Doordat we daar geen duidelijke afspraken over hebben gemaakt, zijn Jenny en ik meer bezig met communitymanagement dan dat we hadden ingeschat. Dat staat fase twee op dit moment in de weg. Een leerpunt is dus dat we vooraf beter over de inrichting van het communitymanagement hadden moeten nadenken. Ook merken we dat de ambassadeurs hun rol nog meer moeten pakken. Nu benaderen zij mensen bijvoorbeeld nog niet over het invullen van hun profiel.”
