Der friesländische Krankenversicherer erklärt, wie in vier Wochen ein neues soziales Intranet implementiert werden kann

In der Im ersten Teil lesen Sie, wie das soziale Intranet die Geschäftsstrategie ist von De Friesland Health Insurer gestärkt. In diesem zweiten Teil (2) werden wir erörtern, wie De Friesland innerhalb von vier Wochen ein neues soziales Intranet in einer von Microsoft betriebenen Organisation implementiert hat, was die Erfolgsfaktoren und Lernpunkte sind und welche Pläne es gibt, um die Unternehmensziele für 2020 zu erreichen. Wir werden weiter mit Frank, Jenny und Dolon sprechen.

Die Startkampagne des neuen Intranets „Frits“ von De Friesland Health Insurer

Wie haben Sie in vier Wochen ein neues soziales Intranet implementiert?

Denke groß, handle klein

„Aus dem“Denke groß, handle klein“ Prinzip, wir haben uns entschieden, das Intranet phasenweise zu implementieren. Wir kommen aus einer Kultur, in der alles zuerst von A bis Z durchdacht wird und das dann in einem Block mit präzisen Anweisungen an die IT-Abteilung weitergegeben wird. Diese Kultur verändert sich ziemlich stark. Nicht nur in unserer Organisation, sondern auch in der Welt um uns herum. In diesem Zusammenhang haben wir uns also für eine Staffelung entschieden. Wir wollten klein anfangen und die Leute Stück für Stück mitmachen lassen. Dies hat den Vorteil, dass Sie der Organisation schnell etwas zeigen können, sodass sich die Bedeutung zusätzlicher Funktionen leichter „verkaufen“ lässt. Und wenn Sie in sechs Monaten von A bis Z herausfinden wollen, wie Sie es haben wollen, können Sie A wieder ändern, wenn Sie denken, dass es veraltet ist.“

Pilot

„Im vergangenen Jahr wollten wir mit den Mitarbeitern über den Kurs sprechen, den wir in den kommenden Jahren einschlagen werden: Strategie 2020. Wir wollten diese Initiative schnell ergreifen. Um die Offline-Sitzungen zu stärken, wollten wir dann die Diskussionen online über eine E-Plattform fortsetzen. Dann stellte sich schnell heraus, dass Microsoft eine solche Plattform nicht innerhalb weniger Wochen bereitstellen konnte. Wir haben dann ein Pilotprojekt mit Embrace gestartet. Die vom Produktmanager Remco Rispens (Embrace) erstellte Infografik zeigte, dass unsere Mitarbeiter das Intranet problemlos nutzten. Das war ein Zeichen für die Unternehmenskommunikation, mit der Plattform weiterzumachen.“

Im Mai gab De Friesland Zorgverzekeraar einen Einblick in die Küche ihres neuen Intranets

Drei Projektphasen:
Phase 1

Mit wichtigen Akteuren sprechen

„Phase 1 bestand aus vier Wochen harter Arbeit. Pleuni Boelaars, Berater von Embrace, war 2 bis 3 Tage die Woche bei uns. IT, Unternehmenskommunikation und Pleuni arbeiteten intensiv zusammen, um die Plattform einzurichten. In dieser Phase haben wir mit wichtigen Akteuren gesprochen: Personen oder Abteilungen, die in den Statistiken des alten Intranets hervorstachen. Zum Beispiel ist das Wochenmenü die Nummer 1 unter den am häufigsten angesehenen Artikeln. Wir haben daher mit dem Restaurantleiter darüber gesprochen, wie das Menü am besten übertragen werden kann. Wir haben der Speisekarte ein anderes Aussehen gegeben und sie sieht jetzt besser aus. Der Service Desk spielt auch in der Online-Umgebung eine wichtige Rolle. Letztlich nimmt ihnen die Plattform auch die Arbeit ab.“

Konzentrieren Sie sich auf die Einrichtung der Plattform

„Da wir zuerst ein Pilotprojekt durchgeführt hatten, war die technische Seite bereits weitgehend vorhanden. Deshalb konnten wir uns in der ersten Phase voll und ganz auf das Einrichtungsproblem konzentrieren. In diesen vier Wochen haben wir nach Botschaftern gesucht und Treffen mit ihnen abgehalten. Wir haben gegeben Verwaltung der Gemeinschaft Sitzungen. Und wir haben auch viele Menschen nach ihren Wünschen gefragt und sie begeistert. Infolgedessen sieht man jetzt einen Ölteppich auf Frits (der Name des sozialen Intranets): Es gibt immer mehr neue Kollegen, die auch eine Nachricht posten, Fragen stellen, Profile füllen usw.“

Screenshot von Frits, dem sozialen Intranet der Krankenkasse De Friesland

Langsam auf das neue Intranet umsteigen

„Wir haben auch die Umgebung eingerichtet und eine Reihe grundlegender Funktionen bereitgestellt. Das Ziel der ersten Phase war es, die Titelseite des alten Intranets durch Frits zu ersetzen. Wenn Sie jetzt Ihren Browser öffnen, sehen Sie Frits auf dem ersten Tab und das alte Intranet auf dem zweiten Tab.“ Möchten Sie mehr darüber erfahren, was ein Intranet für Unternehmen tun kann? Dann gehen Sie zu Embrace Business oder Laden Sie das eBook „Digitaler Arbeitsplatz für Profis“ kostenlos herunter

Phase 2

Inhalte übertragen

„Wir sind seit dem 2. März live bei Frits. Die Leute posten viele arbeitsbezogene Beiträge oder Fragen zur Verwendung von Frits. Die Möglichkeiten, weitere Funktionen hinzuzufügen, werden ebenfalls gefragt. Wir deaktivieren langsam eine Reihe von Funktionen im alten Intranet, wie z. B. die Agenda, den kontrollierten Inhalt, den Twitter-Feed und die Anwendungsliste, mit der wir intern Anwendungen verwenden. All diese Funktionen sind jetzt auf Frits zu finden. Darüber hinaus liegt der Schwerpunkt der zweiten Phase auf der Migration von Inhalten. Dazu arbeiten wir mit verschiedenen Abteilungen zusammen. Phase drei läuft parallel zu Phase zwei.“

Phase 3

Den Knowledge Connector verwenden

„Wie im ersten Teil besprochen, integrieren wir den Knowledge Connector in unsere Geschäftsprozesse. Wenn Sie möchten, dass ein Feature tatsächlich genutzt wird, müssen Sie es auch mit Ihren Prozessen verknüpfen. Technisch gesehen kann der Knowledge Connector jederzeit aktiviert werden, aber wir wollen nur warten, bis wir festgelegt haben, wie, wo und wann wir ihn verwenden werden.“

Office 365

„In Phase drei prüfen wir auch, was wir mit der Office365-Verbindung machen werden. Zusammen mit Embrace denken wir darüber nach, wie wir dies in De Friesland weiter umsetzen können.“

Remote-Hosting

„Wenn Sie sich die Ziele der Strategie 2020 ansehen, haben wir sie bereits weitgehend erreicht. Wir stehen im Dialog miteinander, wir haben ein soziales Intranet und wir erweitern ständig. In Zukunft wollen wir mehr mit Partnern wie Gemeinden oder Partnern im Gesundheitswesen zusammenarbeiten. Jetzt kann Frits nur noch intern erreicht werden. Wenn wir die Plattform auch extern erreichen wollen, müssen wir die Bedingungen der De Nederlandsche Bank erfüllen. Da dieses Verfahren viel Zeit in Anspruch nimmt, haben wir uns dafür entschieden, das Intranet zunächst intern zu hosten. Wir arbeiten jetzt an dem Verfahren, sodass wir letztendlich auch problemlos mit externen Parteien zusammenarbeiten und Frits zu Hause auf der Couch konsultieren können.“

Erfolgsfaktoren

Von der Strategie zur Technologie

„Einer der größten Erfolgsfaktoren dieses Projekts ist, dass wir von der Strategie zur Technologie übergegangen sind. Dass wir Funktionalitäten mit organisatorischen Zielen verknüpft haben und dass wir so zeigen konnten, dass das soziale Intranet zu uns passt. Darüber hinaus hat der Lieferant in allen Bereichen einen guten Beitrag geleistet, nicht nur in Bezug auf die Technologie. Das war sicherlich ein Mehrwert.“

Rolle des Direktors

„Ein weiterer Aspekt des Erfolgs ist es, der Fahrer zu sein. Vorbildfunktion: Rudel. Er ergreift selbst die Initiative, ist von der Plattform begeistert und nutzt sie daher gerne. Zum Beispiel veröffentlicht er jeden Tag eine Nachricht über seine Aktivitäten an diesem Tag und schreibt in verständlicher Sprache: Ich bin hingegangen und habe mit ihnen gesprochen. Dadurch weißt du, was du tust und was du übereinander denkst. Das senkt die Schwelle für andere Mitarbeiter, etwas zu posten.“

Was ist die Rolle des Direktors im sozialen Intranet?

Schnell wechseln und schnell entscheiden

„In der ersten Phase haben wir in einem kleinen Team gearbeitet (Jenny von Corporate Communication, Dolon von IT und Pleuni von Embrace). Da wir schnell wechseln konnten, erzielten wir auch schnelle Ergebnisse. Das ist ein großer Vorteil. Die Schritte, die Sie unternehmen, sind ebenfalls sofort sichtbar. Ein zusätzlicher Vorteil war, dass das Projekt aufgrund des Zeitdrucks eine hohe Priorität hatte. Infolgedessen wurden Entscheidungen schnell getroffen.“

Lernpunkte

Verwaltung der Gemeinschaft

„Im Vorfeld haben wir Personen benannt, die daran beteiligt sein würden Verwaltung der Gemeinschaft. Da wir diesbezüglich keine klaren Vereinbarungen getroffen haben, befassen sich Jenny und ich mehr mit dem Community-Management, als wir erwartet hatten. Das steht derzeit Phase zwei im Weg. Ein Lernpunkt ist also, dass wir im Vorfeld genauer über die Organisation des Community Managements hätten nachdenken sollen. Wir stellen auch fest, dass die Botschafter ihre Rolle noch stärker spielen müssen. Jetzt sprechen sie zum Beispiel noch nicht die Leute an, um ihre Profile auszufüllen.“