Hoe Clafis met hun social intranet een toegankelijk Microsoft 365-landschap voor iedereen organiseert

Branche: Zakelijk
Medewerkers: 450
Workspace sinds: 2019

‍

In oktober van dit jaar gingen wij in gesprek met Paul Goedhart. Paul is werkzaam als ICT-specialist bij Clafis Ingenieus. Clafis is een landelijk opererend ingenieursbureau met ruim 450 medewerkers. Naast het kantoor in Groningen, waar wij Paul spraken, heeft Clafis nog zes andere vestigingen verspreid door heel Nederland. Inmiddels behoort Clafis tot de top-17 van ingenieursbureaus in Nederland.

Sinds 1 oktober 2019 maakt Clafis gebruik van een social intranet met Microsoft 365-integratie. Het intranet, genaamd Bert, is vernoemd naar de oprichter van Clafis: Bert Jonker.

Met Paul spraken we onder meer over de keuze van Clafis voor een social intranet, de rol die de koppeling met Microsoft 365 daarbinnen speelt en op welke manier ‘Bert’ het online samenwerken stimuleert en de interne verbinding binnen de organisatie verbetert.

Op zoek naar een écht samenwerkings-platform

‘Voordat Clafis met Embrace in zee ging had het al de beschikking over een intranet, maar dat was gewoon een heel statisch intranet. Qua content was die redelijk goed gevuld en her en der beschikte het al over een aantal interactieve componenten.’

‘Maar we waren op zoek naar een écht samenwerkingsplatform. Een platform waarmee het mogelijk is om projecten een plekje geven. Een platform, het liefst, waarmee het mogelijk is om breed te communiceren en om online met elkaar samen te werken. Van top-down tot bottom-up. Gewoon alle kanten op’, geeft Paul aan.

Clafis is familie C

‘Wij hebben zoveel kantoren, namelijk zeven in totaal. Wij zeggen altijd: Clafis is ‘familie C’ en we zijn samen één. Dan vinden wij dat je dat ook online moet gaan stimuleren. Offline deden we het al erg goed. Onder andere door de organisatie van evenementen, zoals expertise-sessies, kwartaalbijeenkomsten en borrels. Maar hoe kun je die verbinding ook online realiseren? Want dat wilden we. In die periode dat wij onszelf die vraag stelden begon het begrip ‘social intranet’ in de markt rond te zingen.’

‘Op dat moment is Clafis onderzoek gaan doen. En uit dat onderzoek kwam vervolgens naar voren dat het platform (Embrace Workspace, red.) niet alleen aansloot bij onze technische behoeftes, maar ook zeker bij de sociale: mensen met elkaar in contact brengen.’  

"Stel je vragen. Het levert je wat op."

‘En het platform bood gebruikers de mogelijkheid om elkaar vragen te stellen’, gaat Paul verder. ‘Het volgende is zo’n typisch voorbeeld dat de kracht van Embrace naar voren brengt:’

‘Iemand stelt op het intranet een vraag over ‘meggeren’ (het meten van de weerstand die isolatie biedt tegen elektrische stroom, red.). Daar zijn dan acht reacties op gekomen van mensen verspreid door de organisatie. Reacties van anderen bijvoorbeeld die ook geïnteresseerd zijn in dat onderwerp of ook benieuwd zijn naar het antwoord. En tussen die antwoorden bevindt zich natuurlijk ook het beste antwoord. Die wordt vervolgens als ‘beste antwoord’ gemarkeerd door de vragensteller.’

‘Mocht iemand dan in de toekomst op ‘meggeren’ zoeken, dan vinden ze deze vraag, de reacties en het beste antwoord via het intranet terug. Ik vind dat wij dit nog beter kunnen uitlichten: Stel je vragen. Het levert je wat op.’

‘Je kunt je namelijk afvragen hoe lang de vragensteller er anders over had gedaan om bij de juiste persoon en bij het juiste antwoord te komen.’

Een label voor iedereen, een label voor de interne organisatie

Het social intranet van Clafis zal in het eerste kwartaal van 2021 worden opgezet volgens het multi-label principe. Dit houdt in dat verschillende organisatieonderdelen een gepersonaliseerde plek op het intranet krijgen. Bij Clafis zal dit worden ingedeeld op basis van groepen.

‘Het lijkt op het eerste gezicht misschien logisch om deze indeling op basis van de zeven locaties te doen, maar je moet het echt op basis van groepen toekennen. Dat is het meest eenvoudige. Dan weet je gewoon dat je bijvoorbeeld het commerciële hart te pakken hebt of iedereen van HR.’

‘Er komt één label voor iedereen, voor alle vestigingen. Daarin vind je de algemene informatie terug. En dan is er een apart label voor de interne organisatie. Die is meer bedoeld voor de naslagwerken.’

‘Als jij bijvoorbeeld als ingenieur bij ons komt werken en jij hebt een auto nodig, dan wil je graag weten uit welke auto’s je kunt kiezen en waar je dat vervolgens kunt regelen. Maar als het gaat om de achterliggende afspraken met de leasemaatschappijen, dan hoef jij dat niet per se te weten, maar die commerciële persoon of de HR-afdeling juist wel.’

Projectgroepen en projectcodes

‘Al voordat Clafis met Embrace in zee ging, maakte het gebruik van Microsoft SharePoint. Op dat moment werd het nog niet breed gedragen en niet veel gebruikt. We moesten het gebruik ervan dus verbeteren. Toen hebben we ‘Bert’ over SharePoint ‘geplakt’ met de Microsoft 365-koppeling. Alles wat jij nu in groepen doet, wordt onder water direct in SharePoint weggeschreven.’

‘Voor het verwerken en het opslaan van projectdocumenten heeft Clafis een aantal processen en werkinstructies ingericht. In het kort betekent dit dat voor alle klantprojecten er een projectgroep moet worden aangemaakt in ‘Bert’. De naamgeving van de projectgroep bestaat uit een projectnummer en projectnaam. Bij het aanmaken van de projectgroep wordt automatisch een mappenstructuur aangemaakt.’

‘Het opvolgen van de processen en het borgen van de werkinstructies zorgt voor uniformiteit en traceerbaarheid in de archivering van bestanden en documenten. Bijkomend voordeel is dat we hiermee voldoen aan de kwaliteitsdoelstellingen voor de ISO-certificering.’

‘En omdat zo’n projectgroep dan onder water SharePoint is, komt het allemaal netjes in SharePoint terecht en wordt het ook beschikbaar via OneDrive. Via OneDrive kun je het weer koppelen aan je laptop. Alle mappen die je hier op mijn laptop ziet, zijn dus eigenlijk groepen op ‘Bert’.’

Introductie Microsoft Teams naar voren geschoven op de roadmap

Op het intranet van Clafis hebben alle werknemers toegang tot de ‘Slimmer Werken’-pagina. Een kennisbank-pagina die Paul heeft aangelegd waarin FAQ’s rondom Microsoft 365 worden beantwoord. ‘Want hoe leg je een collega bijvoorbeeld uit hoe je Teams moet gebruiken?’

De wens om Microsoft Teams grootschalig binnen de organisatie te lanceren bestond al langer bij Clafis. Deze introductie had een mooie plek op de roadmap gekregen.

‘Aan het einde van het eerste kwartaal zou dit binnen de organisatie geïntroduceerd worden. Door corona en de daarmee gepaard gaande switch naar massaal thuiswerken, moest dit noodgedwongen naar voren worden gehaald’, laat Paul weten.

De ultieme kennisbank met FAQ’s over Teams

‘Wij hebben toen de kennisbank-functie van Embrace gebruikt om een ‘Slimmer Werken’-menu aan te maken. Deze is gevuld met allerlei items over onder andere OneDrive en dus over Microsoft Teams.’

‘Binnen deze kennisbank wilden we niet te veel tekst gebruiken, maar liever korte filmpjes. Alleen het nadeel van korte filmpjes is dat je ze steeds opnieuw moet starten. Daarom is er gekozen om te werken met gifjes. Deze spelen de hele tijd af. Bijvoorbeeld gifjes die laten zien hoe je een achtergrond in Teams instelt. En dit is gedaan voor alle basale acties die voor een goed gebruik van Microsoft Teams nodig zijn.’

Om tot deze kennisbank te komen is er op voorhand een top-50 met handelingen vastgesteld. Teams kan namelijk heel veel, maar het is wel belangrijk daar een onderscheid in te maken.

‘Misschien vinden wij onze weg wel binnen Teams, maar niet iedereen is even digitaal vaardig. Daar moet je rekening mee houden. De kennisbank helpt op deze manier iedereen, ongeacht de hoeveelheid digitale kennis waarover zij beschikken.’

"Niet iedereen is even digitaal vaardig, daar moet je rekening mee houden."

Hoe OneDrive helpt de continuïteit te waarborgen

Een ander onderwerp die op de ‘Slimmer werken’-pagina behandeld gaat worden, is Microsoft OneDrive. ‘Wij maken gebruik van het gehele Microsoft-pallet. Daar zitten zo ontzettend veel functies in. Het mooiste van Microsoft OneDrive bijvoorbeeld is dat je continu back-ups kunt draaien. Mijn laptop werkt op dit moment goed, maar stel dat ‘ie crasht, dan staan daar hele belangrijke dingen op.’

Continuïteit is bij Clafis erg belangrijk. Als jouw laptop stuk gaat, zorgen wij ervoor dat je binnen twee uur een nieuwe laptop hebt. Dankzij de OneDrive-back-up is het vervolgens mogelijk om al je documenten snel weer terug te zetten.

Paul vat het bovenstaande nog even kort samen: ’Heel concreet: we hebben een kennisbank om Microsoft 365 te promoten. Daar gaan we steeds meer aan toevoegen. En dat noemen we dus ‘Slimmer Werken’. Daar zitten alleen maar korte filmpjes in met een uitleg. Wij denken daarvan dat het beter werkt, ook als naslagwerk. Het is eigenlijk een handleiding, maar dan in verkorte vorm.’

‘Ik denk dat dat echt een leidraad is in het gebruik van ‘Bert’ en dat het een van de redenen is dat het gebruik van ons intranet zo groeit. De kennisbank ‘Slimmer Werken’ met Microsoft 365 aan de ene kant en het starten en vastleggen van projecten aan de andere kant.’

Drukke tijdlijn

Wanneer er door een Clafist wordt ingelogd komt hij of zij op een persoonlijke startpagina terecht. Centraal op deze startpagina staat de tijdlijn of de newsfeed, zoals wij het ook wel noemen. Hier komen alle berichten die voor jou relevant zijn samen: vanuit de algemene groep (de organisatie) en vanuit de groepen waar jij lid van bent.

‘Op de tijdlijn van ‘Bert’ gebeurt gewoon heel veel. Sommige vinden het misschien wel iets te veel, maar daar is wel begrip voor gekomen. Dit is eigenlijk zeer vergelijkbaar met het gebruik van e-mail. Misschien zit je gewoon wel in veel groepen. Dat is een keuze. Je kunt er ook voor kiezen om aan minder groepen deel te nemen.’

"Clafis was altijd al een hele sociale organisatie en met zo’n platform wordt dat alleen nog maar verder versterkt."

‘De uitdaging is bij ons op dit moment de vorming van expertise-groepen binnen het intranet. Je hebt bijvoorbeeld BIM-specialisten. Zij werken samen met het Bouw Informatie Model. In die groep zitten twintig mensen en nog eens tien mensen extra die dat onderwerp interessant vinden. Zij hebben recentelijk samen een event gehad. Supercool. Clafis was altijd al een heel sociale organisatie en met zo’n platform wordt dat eigenlijk alleen nog maar versterkt.’

Het Microsoft-landschap is toegankelijker geworden

‘Met de komst van ‘Bert’ is het achterliggende Microsoft-landschap toegankelijker geworden. Daarvoor werd SharePoint Online al gebruikt, maar door een hele selecte groep. ‘Doordat wij Bert in zijn gaan zetten is het gehele Microsoft-landschap en zijn alle integraties toegankelijk geworden, zonder complexer te worden. Voor de doorsnee gebruiker welteverstaan.’

‘Ben jij nou die ingenieur die hele zware documenten moet gebruiken, dan kun je dat via je Bert-SharePoint doen. Ben jij de managementassistent die ook bij dat document moet komen, dan kun je dat via ‘Bert’ makkelijk doen.’

‘Hiervoor maakte Clafis gebruik van een maatwerkstuk voor SharePoint. Dat was als het ware SharePoint met blokjes. Met ‘Bert’ als toegangspoort kan iedereen er nu mee aan de slag. Ook door de projecten aan het intranet te koppelen, zijn deze toegankelijker geworden voor iedereen. Of je hier nu nieuw bent of al een tijdje werkt, alles is te vinden. Daar hebben wij gewoon een hele grote stap in gezet: Het toegankelijker maken voor de doorsnee gebruiker.

Tip van Paul: Denk na over de periode na livegang

Richting het einde van ons gesprek heeft Paul nog wel een tip voor organisaties die het sociaal intranet van Embrace eventueel in combinatie met Microsoft 365-integratie overwegen.

‘Kijk, het middel werkt wel. Je wilt mensen ontzorgen, dat is ook Clafis’ idee. Dat gaat met het social intranet zeker lukken. Tooling kan het ook. Maar het belangrijkste is dat je nadenkt over de periode na livegang. Dan moet je als organisatie het product dragen en uitvoeren. Maak een roadmap en bepaal wat je wilt doen. Liever te ambitieus, dan dat je maar kijkt waar het schip strandt.’