Wie Clafis sein soziales Intranet nutzt, um eine barrierefreie Microsoft 365-Landschaft für alle zu organisieren

Branche: Wirtschaft
Betreiber: 450
Workspace seit: 2019

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Im Oktober dieses Jahres haben wir ein Gespräch mit Paul Goedhart. Paul arbeitet als ICT-Spezialist bei Clafis Ingenieurus. Clafis ist ein nationales tätiges Ingenieurbüro mit über 450 Mitarbeitern. Nebst dem Büro in Groningen, in dem wir mit Paul gesprochen haben, hat Clafis sechs weitere Niederlassungen in den Niederlanden. Clafis gehört heute zu den 17 führenden Ingenieurbüros in den Niederlanden.

Seit dem 1. Oktober 2019 nutzt Claris ein soziales Intranet mit Microsoft 365-Integration. Das Intranet mit dem Namen Bert ist benannt nach dem Gründer von Clafis: Bert Jonker.

Wir haben mit Paul unter anderem über Clafis' Entscheidung für ein soziales Intranet gesprochen, die Rolle, die Verbindung zu Microsoft 365 darin spielt, und darüber hinaus, wie „Bert“ die Online-Zusammenarbeit stimuliert und die interne Verbindung innerhalb des Unternehmens verbessert.

Auf der Suche nach einer echten kollaborativen Plattform

„Bevor Claris zu Embrace kam, gab es bereits ein Intranet, aber das war nur ein sehr statisches Intranet. Inhaltlich war es ziemlich gut gefüllt und hatte hier und da bereits eine Reihe interaktiver Komponenten. '

„Aber wir waren auf der Suche nach einer echten Kooperationsplattform. A platform, that is allows, projects to give a place. A best a platform, that is allows, comprehensive to communication and online ineinander. Von oben nach unten nach oben. Einfach in alle Richtungen „, sagt Paul.

Clafis ist Familie C

„Wir hatten so viele Büros, insgesamt sieben. Wir sagen immer: Claris ist 'Familie C' und wir sind zusammen eins. Dann sollten Sie das unserer Meinung nach auch online fördern. Offline ging es uns schon sehr gut. Unter anderem durch die Organisation von Veranstaltungen wie Expertentreffen, vierteljährliche Treffen und Getränke. But how can you can restore this connection also online? Weil es das ist, was wir wollten. Zu der Zeit, als wir uns diese Frage stellten, wurde der Begriff „soziales Intranet“ immer lauter auf dem Markt. '

„Zu dieser Zeit begann Clafis mit den Ermittlungen. Und diese Untersuchung ergab später, dass die Plattform (Workspace verwenden, Hrsg.) sprach nicht nur unseren technischen, sondern sicherlich auch sozialen Bedürfnissen: Menschen miteinander in Kontakt bringen. '

„Bitte stellen Sie Ihre Fragen. Du hast die Ernte gegeben.“

„Und die Plattform bot den Nutzern die Möglichkeit, sich gegenseitig Fragen zu stellen“, fährt Paul fort. „Das Folgende ist ein typisches Beispiel, das die Leistungsfähigkeit von Embrace untermauert:“

„Jemand stellt im Intranet eine Frage zum Thema 'Megging' (Messung des Widerstands, den eine Isolierung gegen elektrischen Strom bietet, d. Red.). Das Ergebnis waren acht Antworten von Personen, denen über das gesamte Unternehmen berichtet wurde. Reactions of other, for example, the they also want for the theme or the also neugierig on the response. Und natürlich gibt es unter diesen Antworten auch die beste Antwort. Diese ist dann vom Fragesteller als „beste Antwort“ markiert. '

„Sollte in Zukunft jemand nach 'Meggeren' suchen, findet er diese Frage, die Antworten und die beste Antwort über das Intranet. Ich denke, wir können das noch besser hervorheben: Setzt eure Fragen. Du hast die Ernte gegeben. '

„Schließlich fragen Sie sich vielleicht, wie lange der Fragesteller anders gebraucht hätte, um zur richtigen Person und zur richtigen Antwort zu gelangen.“

A label for all, a label for the internal organization

Das soziale Intranet von Claris wird im ersten Quartal 2021 nach dem Multi-Label-Prinzip eingerichtet. Das bedeutet, dass verschiedene Organisationseinheiten einen personalisierten Platz im Intranet erhalten. This is divided by groups by clafis.

„Auf den ersten Blick mag es logisch erscheinen, diese Klassifizierung anhand der sieben Standorte vorzunehmen, aber man muss sie wirklich auf der Grundlage der Gruppen zuordnen. Das ist die simpelste Sache. Dann weißt du einfach, dass du zum Beispiel das kaufmännische Herz hast oder alles in der Personalabteilung. '

„It will give a label for all, for all locations. Hier finden Sie die allgemeinen Informationen. Und dann gibt es noch ein eigenes Label für die interne Organisation. Es ist eher für Nachschlagewerke gedacht. '

„Wenn Sie beispielsweise als Ingenieur zu uns kommen und ein Auto benötigen, möchten Sie wissen, aus welchen Autos Sie wählen können und wo sie es dann arrangieren können. Aber wenn es um die zugrundeliegenden Vereinbarungen mit dem Leasingunternehmen geht, Sie müssen das nicht unbedingt wissen, aber die kaufmännische Person oder die Personalabteilung schon. '

Projektgruppen und Projektcodes

„Claris zu Embrace auch nicht, sie nutzte Microsoft SharePoint. Zu dieser Zeit war es nicht weit verbreitet und wurde auch nicht häufig verwendet. Also mussten wir unsere Verwendung verbessern. Dann haben wir uns mit „Bert“ über SharePoint „angezogen“ Microsoft 365-Verbindung. Alles, was Sie jetzt in Gruppen tun, wird unter Wasser direkt in SharePoint aufgeschrieben. '

„Um Projektdokumente zu verarbeiten und zu speichern, hat Clafis eine Reihe von Prozessen und Arbeitsanweisungen eingerichtet. Kurz bedeutet, dass für alle Kundenprojekte eine Projektgruppe in „Bert“ erstellt werden muss. Der Name der Projektgruppe besteht aus einer Projektnummer und einem Projektnamen. Beim Erstellen der Projektgruppe wird automatisch eine Ordnerstruktur erstellt. '

„Die Einhaltung der Prozesse und die Sicherung der Arbeitsanweisungen sorgen für Einheitlichkeit und Rückverfolgbarkeit bei der Archivierung von Dateien und Dokumenten. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass wir damit die Qualitätsziele der ISO-Zertifizierung erfüllen. '

„Und weil eine solche Projektgruppe SharePoint unter Wasser ist, landet alles übersichtlich in SharePoint und wird auch über OneDrive verfügbar sein. Sie können es wieder über OneDrive mit Ihrem Laptop verbinden. Alle Ordner, die Sie hier auf meinem Laptop sehen, sind auch tatsächlich Gruppen auf 'Bert' . '

Vorstellung von Microsoft Teams auf der Roadmap

I'm Intranet by Claris have all employees access on the page „Work Smarter“. Eine Wissensdatenbank-Seite, die Paul erstellt hat, und beantwortet auf häufig gestellte Fragen zu Microsoft 365. „Denn wie erklärt man einem Kollegen, wer kann beispielsweise Teams nutzen? “

Claris wollte Microsoft Teams schon seit einiger Zeit in großem Umfang innerhalb der Unternehmen auf den Markt bringen. This introduction was an schöner place on the roadmap.

„Ende des ersten Quartals würde dies innerhalb der Organisation eingeführt. Aufgrund von Corona und der damit verbundenen Umstellung auf massenhafte Arbeit von zu Hause musste dies zwingend vorgezogen werden „, so Paul.

Die ultimative Wissensdatenbank mit häufig gestellten Fragen an Teams

„We have then used the knowledge database function of Embrace, to create a „Work Smarter“ menu. It contains all types of items via OneDrive and also including other about Microsoft Teams. '

„In dieser Wissensdatenbank wollten wir nicht zu viel Text verwenden, sondern eher kurze Videos. Der einzige Nachteil von kurzen Videos ist, dass man sie immer wieder neu starten muss. Deshalb haben wir uns entschlossen, mit Gifs zu arbeiten. This games the whole time. Zum Beispiel Gifs, die zeigen, wie man einen Hintergrund in Teams festlegt. Und das wurde für alle grundlegenden Aktionen getan, die erforderlich sind, um Microsoft Teams optimal zu nutzen.“

Um zu dieser Wissensbasis zu gelangen, wurden zuvor die 50 wichtigsten Maßnahmen festgelegt. Schließlich können die Teams viel tun, aber es ist wichtig, zwischen ihnen zu unterscheiden.

„Wir finden uns vielleicht in Teams zurecht, aber nicht jeder ist gleich digital kompetent. Das müssen Sie berücksichtigen. This way helps the knowledge base all, independent from, about how much digital knowledge they have. '

„Nicht jeder ist gleich digital versiert, das muss man berücksichtigen.“

How OneDrive hilft, Continuity to ensure

Ein weiteres Thema, das auf der Seite „Work Smarter“ behandelt wird, ist Microsoft OneDrive. „Wir verderben die Samsung Microsoft Palette. Es enthält so viele Funktionen. Das Beste an Microsoft OneDrive ist beispielsweise, dass sie kontinuierlich Backups ausführen können. Mein Laptop funktioniert im Moment einwandfrei, aber wenn er abstürzt, sind sehr wichtige Dinge drin. '

Fortführung ist für Clafis sehr wichtig. Wenn Ihr Laptop kaputt geht, sorgen wir dafür, dass Sie innerhalb von zwei Stunden einen neuen Laptop haben. Dank der OneDrive-Backups ist es dann möglich, all Ihre Dokumente schnell wiederherzustellen.

Paul fasst das oben Gesagte kurz zusammen: „Ganz konkret: Wir haben eine Wissensbasis, um Microsoft 365 zu bewerben. Denen werden wir immer mehr hinzufügen. Das nennen wir auch „Intelligenter arbeiten“. Es enthält nur kurze Videos mit einer Erklärung. Wir denken, es funktioniert besser, auch als Nachschlagewerk. Es ist eigentlich ein Handbuch, aber in abgekürzter Form. '

„Ich denke, das leitet die Verwendung von „Bert“ wirklich und das ist einer der Gründe, warum die Nutzung unseres Intranets so stark zunahm. The knowledge database „Working Smarter“ with Microsoft 365 on the one page and start and draw of projects on the other page.“

Vollständige Zeitliste

Wenn sich ein Clafist einloggt, landet er oder sie auf einer persönlichen Homepage. In der Mitte dieser Homepage befindet sich die Timeline oder der Newsfeed, wie wir ihn auch nennen. Hier kommen alle Nachrichten zusammen, die für Sie relevant sind: von der allgemeinen Gruppe (der Organisation) und von den Gruppen, in denen Sie Mitglied sind.

„Auf der 'Bert' Timeline passiert einfach viel. Manche finden es vielleicht etwas zu viel, aber das hat sich inzwischen eingespielt. Das ist eigentlich die Verwendung von E-Mails sehr ähnlich. Vielleicht bist du nur in vielen Gruppen. Das ist eine Wahl. Sie können sich auch dafür entscheiden, an weniger Gruppen teilzunehmen. '

„Clafis war schon immer eine sehr soziale Organisation und eine solche Plattform nur verstärkt.“

„The challenge for us is currently in the building of expert groups im Intranet. Sie haben zum Beispiel BIM-Spezialisten. Sie arbeiten mit dem Gebäudeinformationsmodell zusammen. In dieser Gruppe gibt es zwanzig Personen und weitere zehn Personen, die dieses Thema interessant finden. Sie hatten kürzlich eine gemeinsame Veranstaltung. Super geil. Clafis war schon immer eine sehr soziale Organisation und eine solche Plattform hat das eigentlich nur verstärkt. '

The Microsoft landscape is accessible

„Mit der Einführung von 'Bert' ist die zugrundeliegende Microsoft-Landschaft zugänglicher geworden. Davor wurde SharePoint Online bereits verwendet, jedoch von einer sehr ausgewählten Gruppe. „Da wir angefangen haben, Bert zu verwenden, sind die gesamte Microsoft-Landschaft und alle Integrationen zugänglich geworden, ohne dass sie komplexer sind. Für den durchschnittlichen Benutzer ist das so. '

„If they are the Engineer, must use the very comprehensive documents, you can do this through your BERT SharePoint. If they are the assistant of the business management, the also must access on this document, you can do the very easy about „Bert“. '

„Zu diesem Zweck verwendete Clafis ein maßgeschneidertes Projekt für SharePoint. Das hat SharePoint mit Blöcken gemacht. Mit 'Bert' als Gateway kannst du jede beliebige Erweiterung veröffentlichen. Durch die Verknüpfung der Projekte mit dem Intranet sind sie auch für alle zugänglich geworden. Egal, ob Sie neu hier sind oder schon eine Weile arbeiten, Sie können alles finden. Da haben wir einfach einen sehr großen Schritt gemacht: Es to make access for the public users.

Tipp von Paul: Denke über die Zeit nach dem Livestream nach

Gegen Ende unseres Gesprächs hat Paul einen weiteren Tipp für Unternehmen, die das soziale Intranet von Embrace in Kombination mit der Microsoft 365-Integration in Rechnung stellen könnten.

„Shaw, das Medikament wirkt. Du willst die Leute entlasten, das ist auch Clafis' Idee. Das wird sicherlich mit dem sozialen Intranet funktionieren. Tool building is also possible. Aber das Wichtigste ist, dass Sie an die Zeit nach dem Live-Start denken. Dann mußt du das Produkt tragen und ausführen als Organisation. Create a roadmap and decide you want to turn. Es ist besser, zu ehrgeizig zu sein, als nur zu schauen, wo das Schiff gestrandet ist. '