Hoe het Prinses Máxima Centrum hun intranet verbeterde dankzij medewerkersonderzoek

Aanpak

Voorafgaand aan het onderzoek is het belangrijk dat je helder hebt wat het doel is. Wat is het probleem en wat willen we uit de enquête halen? Nadat je het doel duidelijk hebt gedefinieerd, zul je merken dat het ook makkelijker is om de vragenlijst op te stellen.

Het platform van het Prinses Máxima Centrum, genaamd ‘Join’, was inmiddels twee jaar in gebruik. Femke en haar collega’s merkten alleen dat het nog niet door iedereen werd gebruikt en dat er nog veel meer uit het intranet te halen was. Met dat idee hebben ze de volgende vragen opgesteld:

Tijdlijn is een overvloed aan informatie

Een van de grootste struikelblokken was de hoeveelheid informatie. “We zagen dat veel collega’s Join links lieten liggen, omdat de tijdlijnen vol stonden met informatie die niet altijd relevant was,” werd aangegeven. Veel medewerkers keken ’s ochtends even snel op Join, maar vonden het lastig om de belangrijkste updates eruit te filteren.

Een van de eerste veranderingen was het opzetten van verschillende soorten groepen. Op deze manier staat de juiste informatie op de juiste plek en sluit de tijdlijn aan op de voorkeuren van de medewerker. Zo maakte het Prinses Máxima Centrum een aparte ‘Events & Activities’-groep. Hierdoor werd de algemene tijdlijn minder een vergaarbak. “Dat maakte een enorm verschil; Join werd meteen overzichtelijker.”

Daarnaast werd de ‘Join Monthly’ geïntroduceerd, een wekelijkse of maandelijkse nieuwsbrief waaraan het Prinses Máxima Centrum een leuke twist gaf! In plaats van dat de afdeling Communicatie bepaalde wat de belangrijkste updates waren, vroegen ze collega’s: ‘Wat is jou deze maand het meest bijgebleven op Join?’ Dit leverde niet alleen grappige en verrassende antwoorden op, maar zorgde ook voor een natuurlijke selectie van wat echt leefde binnen de organisatie.

Nieuwe functionaliteiten

Het Prinses Máxima Centrum is zeker niet de enige organisatie die tegen een overvolle en onoverzichtelijke tijdlijn aanloopt. “Een overvloed aan informatie” is iets wat wij weleens vaker van klanten horen. Daarom hebben we in ons platform functionaliteiten ingebouwd die helpen om ruis te verminderen en de meest relevante berichten beter zichtbaar te maken.

Met Embrace kun je bijvoorbeeld berichten markeren als ‘belangrijk’. Medewerkers die de ‘Focus-filter’ activeren, krijgen dan alleen deze prioritaire berichten te zien. Zo blijft de tijdlijn overzichtelijk en raakt belangrijke informatie niet ondergesneeuwd.

Ook motiveren wij het gebruik van groepen, maar niet in elke organisatie gaat dit meteen vanzelf. Wij, Embrace, adviseren om medewerkers actief te sturen naar de juiste groep. Met Embrace kun je een bericht eenvoudig doorsturen naar een andere groep. Daarnaast kun je met Embrace ervoor kiezen om een groep te ‘ontvolgen’. Zo behoud je toegang tot de informatie in de groep, zonder dat je tijdlijn overstroomt.

Persoonlijke verhalen

De feedback die ze kregen, bevestigde deels hun vermoedens, maar bracht ook nieuwe inzichten. Zo bleek er een groot gemis aan persoonlijke verhalen. Daarom is onder andere de ‘Máxima Meet’-groep in het leven geroepen. In deze groep wordt wekelijks een kort persoonlijk verhaal van een collega gedeeld. “Nu hebben we bijvoorbeeld Wereld Kinderkankerdag, en in plaats van een verhaal van een eigen collega delen we er eentje van een medewerker uit een ziekenhuis in Suriname. Dat vinden mensen echt leuk.”

Een van de meest creatieve ideeën die uit het onderzoek ontstonden, was de ‘Join Joker’. “We merken wel dat collega’s heel graag een plekje in de nieuwsbalk willen.” In plaats van heel vaak nee te moeten zeggen, hebben ze de ‘Join Joker’ bedacht.

Dit concept werkt als een soort estafettestokje. Een medewerker krijgt de Joker en mag daarmee zelf iets delen op het intranet—een leuk artikel, een bijzonder project of gewoon iets wat hij of zij belangrijk vindt. Daarna wordt de Joker weer doorgegeven aan een andere collega.

“We zijn benieuwd wat dat gaat doen,” werd enthousiast verteld. “Het geeft collega’s meer regie en maakt het intranet minder eenrichtingsverkeer.” De afdeling Communicatie blijft meekijken, maar medewerkers krijgen zo meer invloed op de content die ze zelf belangrijk vinden.

Conclusie

Een sociaal intranet is nooit ‘af’ en dat hoeft ook niet. Door regelmatig te luisteren naar de gebruikers en kleine, gerichte verbeteringen door te voeren, blijft het relevant, aantrekkelijk en vooral vernieuwend!