Insite de gemeente Nijmegen: lees hier meer over het sociaal intranet!

Branche: Overheid
‍Medewerkers: 1500+
‍Intranet sinds: 2013

Waarom hebben jullie gekozen voor een sociaal intranet?

We zijn begonnen met een sociaal intranet om een aantal redenen, allereerst vanwege een paar hele praktische redenen. Vanwege bezuinigingen hebben we afscheid genomen van ons papieren personeelsblad. We zochten daarom naar een medium waarop we meer informatie konden delen.

Geen interactie mogelijk op het oude intranet

Daarnaast was het intranet wat we hadden behoorlijk verouderd. Er was geen interactie mogelijk op ons intranet, het intranet was langzamerhand aan vervanging toe. Tevens dachten we dat het voor onze medewerkers ook een minder grote stap is om externe social media te gaan gebruiken als ze al ervaring hebben opgedaan met het gebruik van interne social media.

Tenslotte wil onze organisatie faciliteren dat medewerkers plaats-, tijd- en reisonafhankelijk werken. Om deze bovenstaande redenen hebben wij ervoor gekozen om een social intranet te gaan implementeren. Herken je deze redenen en ben je benieuwd wat een sociaal intranet voor jouw organisatie kan betekenen? Lees er alles over in: In 7 stappen naar een succesvol social intranet.

Besluitvorming duurde lang

Het heeft wel even geduurd voordat we ook daadwerkelijk aan de slag konden. De besluitvorming heeft lang geduurd. Dit kwam door bezuinigingen en ook doordat een sociaal intranet iets nieuws is. Het project zelf heeft in totaal slechts 3,5 maand geduurd.

Hoe hebben jullie de implementatie gedaan?

We hebben de organisatie van het begin af aan betrokken bij de ontwikkeling van het nieuwe intranet. We hebben zelf een aantal mensen benaderd en gevraagd of ze wilden meedenken, daarnaast konden mensen zich hiervoor opgeven. Zo kwamen we in totaal aan 80 kerngebruikers. Tevens is alle projectdocumentatie gedeeld met de hele organisatie.

Organisatie steeds betrokken

We hebben ook de hele organisatie betrokken bij het bedenken van een naam voor ons intranet. Er kwamen in totaal circa 20-30 inzendingen, met elkaar hebben we de naam ‘Insite’ gekozen. Een collega heeft het logo ontworpen, daarnaast is er een apart team op het intranet met fotografieliefhebbers en uit dit team halen we iedere maand een nieuwe headerfoto. Het intranet is dus echt van iedereen.

Content oude intranet niet meegenomen

Op ons oude intranet stond natuurlijk een hele hoop content. We hebben vanaf het begin gecommuniceerd dat deze content niet werd overgenomen naar het nieuwe intranet. Uitzondering hierbij was de content van de stafafdelingen (P&O, Communicatie, ICT, Facilitair), daarbij hebben we gekeken hoe we dat centraal een plek gaven en daarvoor hebben we uiteindelijk de ingang ‘Direct regelen’ ingericht.

Kerngebruikers

We hebben de 80 kerngebruikers opgeleid in het gebruik van het systeem. Dit is twee weken voor livegang gebeurd in groepjes van 10-15 kerngebruikers. Deze kerngebruikers hebben in de twee weken voor livegang sommige content overgenomen naar bepaalde teams. Er is ook een eigen team met kerngebruikers, waarin de kerngebruikers elkaar weer tips geven.

We hebben het nieuwe intranet niet apart aangekondigd via niet-digitale middelen. Wel hebben we het zo geregeld dat iedere medewerker automatisch opstart met het intranet.

Hoe reageerden de medewerkers?

De reacties van de medewerkers waren heel wisselend. Er zijn mensen die het fantastisch vinden, maar ook zijn er mensen die een berichtje plaatsen waarin ze melden dat ze helemaal niet weten hoe het werkt! We zijn nog niet zo lang online, maar we zien al wel dat er veel teams worden aangemaakt en dat er flink wat mensen mee aan de slag zijn. Waar mensen soms aan moeten wennen is het gebruik van het zoekvenster in plaats van een traditionele navigatie. Thuis doen ze dit wel op Google, maar op het werk zijn ze toch nog gewend aan de navigatiestructuur zoals ze die gewend waren op het oude intranet.

Omgevingsbeheerders

Als mensen vragen hebben, dan geven de omgevingsbeheerders antwoord. Er zijn in totaal zes omgevingsbeheerders. Maar ook als we zien dat iemand iets te koop zet op de homepage in plaats van op het prikbord, dan reageren we even hoe ze dit voortaan kunnen doen. Als we zien dat een vraag veel voorkomt, dan publiceren we een tip voor de hele organisatie. Maar eigenlijk zien we heel vaak, al vanaf dag 1, dat de medewerkers elkaar al antwoorden geven. Dat is echt heel mooi om te zien.

Wat levert het de organisatie op?

We zijn nog te kort online om daar echt hele concrete dingen over te kunnen zeggen. Maar ik verwacht dat de organisatie transparanter en minder hiërarchisch wordt. En ik hoop dat onze medewerkers ook naar buiten toe wat meer gaan communiceren, dat de stap om externe social media te gaan gebruiken ook wat kleiner wordt en we zo meer met de inwoners van de gemeente in gesprek gaan.

Wat is je tip voor andere organisaties over wat ze juist niet moeten doen?

Content niet meenemen

Ze moeten niet alle oude content gaan overnemen. Je hebt er dan meteen extra doorlooptijd bij. Wij hebben vanaf het begin duidelijk gezegd, we doen dit niet. Er is ook geen weerstand geweest. Het is ieders eigen verantwoordelijkheid om eigen content op het intranet te zetten. Maar als projectgroep hebben we dit niet geregeld.

Laat het los

Je moet niet enorm veel regels maken bij het gebruik van het intranet. Bijvoorbeeld regels over wanneer je wel en wanneer je geen team mag aanmaken. Laat het los. Geef mensen zoveel mogelijk eigen verantwoordelijkheid en heb vertrouwen in de eigen medewerkers.

Geen 100% gebruik

Tenslotte moet je niet van te voren willen dat iedereen in gelijke mate met het intranet aan de slag moet. Er zijn mensen die het intranet ‘s ochtends meteen wegklikken, of die maar af en toe een nieuwsbericht lezen of een keer een vergaderruimte regelen en die niet in teams willen samenwerken. Dat is prima toch?

Ik vind het belangrijk om te zeggen dat er niks moet, maar er kan wel van alles. Vroeg of laat kijkt iedereen toch een keer. Bijvoorbeeld vergaderruimtes, die kun je alleen via het intranet regelen. Het intranet is ook het startpunt voor je werkdag door een overzicht van alle gebruikte applicaties.

Wat is je tip voor andere organisaties over wat ze juist wel moeten doen?

Die zit eraan te komen: laat het los. Zorg ervoor dat je mensen ondersteunt met de tools, maar dat je ze niet dwingt om de tools te gaan gebruiken.

Betrek medewerkers zoveel mogelijk

Betrek mensen daarnaast zoveel mogelijk bij het nieuwe intranet. Er zijn heel veel manieren om mensen erbij te betrekken, ook kleine dingen. Bijvoorbeeld om de medewerkers te vragen om een mooie headerfoto aan te leveren, waarbij de mooiste wordt geplaatst bij de lancering. Dan gaat het ook leven. Dit soort zaken vertragen het project niet, maar helpen wel om het als gezamenlijk project op te pakken. Om een levendig platform te creëren is er namelijk draagvlak nodig en moet iedereen zich er thuis in voelen. Download hier het gratis ebook en leer hoe je in 7 stappen een succesvol social intranet bouwt.

Deel zoveel mogelijk met collega’s

Tenslotte heb ik echt alles met de medewerkers gedeeld. Iedereen had inzage in alle documenten, projectverslagen, etc. De lancering ging onverwacht heel anders dan gepland door performanceproblemen op onze server. We zijn daardoor twee weken later dan gepland live gegaan. Achteraf werkte dat juist heel erg positief. De link was al wel gedeeld, maar we hebben het automatisch opstarten van het intranet tijdelijk verwijderd.

Desondanks gingen mensen het intranet wel alvast gebruiken, dat was heel mooi om te zien. We hadden ook geen negatieve reacties dat het werd uitgesteld, maar juist hele positieve reacties: ‘wat jammer, jullie hebben er zo hard aan gewerkt’. Dat komt denk ik omdat we mensen er vanaf het begin zo bij hebben betrokken.

Hebben jullie nog plannen voor de toekomst?

We zijn begonnen in een heel kort traject met minimale functionaliteiten om mensen te laten wennen aan het systeem. Maar ook omdat je anders door de bomen het bos niet meer ziet, wat project betreft. Mensen verklaarden mij ook voor gek met de korte doorlooptijd. Maar deze korte doorlooptijd zorgt er wel voor dat je de energie ook in het project houdt en dat je snel dingen kunt laten zien. Er is geen tijd voor discussie, we gaan het gewoon doen.

Verder uitbreiden met koppelingen

Voor de toekomst willen we verder uitbreiden met koppelingen. We hebben nu linkjes naar diverse applicaties, we willen dat graag verder integreren zodat het intranet nog meer de start voor je werkdag wordt. Het intranet is al vanuit externe locaties toegankelijk, we willen dat zoveel mogelijk applicaties dat ook zijn. Daarnaast willen we nog uitbreiden met een koppeling met een documentmanagementsysteem zodat je documenten ook kunt archiveren.

We verzamelen van iedereen klachten en wensen. De omgevingsbeheerders struinen het intranet af om te zien wat er allemaal voor opmerkingen zijn. Over een tijdje kijken we of deze wensen nog steeds bestaan of dat het komt door het wennen aan het nieuwe systeem. Dan gaan we kijken wat we kunnen en willen realiseren.

Deze case werd voor het eerst geplaatst op 23-04-2014