Einblicke in die Gemeinde Nijmegen: Lies hier mehr über das soziale Intranet!

Filiale: Regierung
‍Mitarbeiter: 1500+
‍Intranet seit: 2013

Warum hast du dich für ein soziales Intranet entschieden?

Wir haben aus einer Reihe von Gründen ein soziales Intranet gestartet, vor allem aus einigen sehr praktischen Gründen. Aufgrund von Budgetkürzungen haben wir uns von unserem Mitarbeitermagazin in Papierform verabschiedet. Deshalb haben wir nach einem Medium gesucht, in dem wir mehr Informationen austauschen können.

Keine Interaktion im alten Intranet möglich

Außerdem war das Intranet, das wir hatten, ziemlich veraltet. In unserem Intranet war keine Interaktion möglich; das Intranet musste nach und nach ersetzt werden. Wir dachten auch, dass es für unsere Mitarbeiter weniger einfach wäre, externe soziale Medien zu nutzen, wenn sie bereits Erfahrung mit internen sozialen Medien gesammelt haben.

Schließlich möchte unsere Organisation es den Mitarbeitern ermöglichen, unabhängig von Ort, Zeit und Reisen zu arbeiten. Aus den oben genannten Gründen haben wir uns für die Implementierung eines sozialen Intranets entschieden. Erkennen Sie diese Gründe und sind Sie neugierig, was ein soziales Intranet für Ihr Unternehmen tun kann? Lesen Sie alles darüber: 7 Schritte zu einem erfolgreichen sozialen Intranet.

Die Entscheidungsfindung hat lange gedauert

Es hat eine Weile gedauert, bis wir tatsächlich loslegen konnten. Die Entscheidungsfindung dauerte lange. Das lag an Kürzungen und auch daran, dass ein soziales Intranet etwas Neues ist. Das Projekt selbst dauerte insgesamt nur 3,5 Monate.

Wie hast du die Implementierung gemacht?

Von Anfang an haben wir die Organisation in die Entwicklung des neuen Intranets eingebunden. Wir selbst haben eine Reihe von Leuten angesprochen und gefragt, ob sie Ideen einbringen wollen, und die Leute konnten sich auch dafür anmelden. So haben wir insgesamt 80 Kernbenutzer bekommen. Darüber hinaus wurde die gesamte Projektdokumentation mit der gesamten Organisation geteilt.

Organisation immer involviert

Wir haben auch die gesamte Organisation in die Entwicklung eines Namens für unser Intranet einbezogen. Insgesamt gab es ungefähr 20-30 Einträge, zusammen haben wir den Namen „Insite“ gewählt. Ein Kollege hat das Logo entworfen, außerdem gibt es im Intranet ein eigenes Team mit Fotografie-Enthusiasten und wir bekommen von diesem Team jeden Monat ein neues Header-Foto. Das Intranet gehört also wirklich allen.

Alte Intranet-Inhalte nicht enthalten

Natürlich hatte unser altes Intranet viele Inhalte. Das haben wir von Anfang an kommuniziert dieser Inhalt wurde nicht in das neue Intranet übertragen. Die Ausnahme war der Inhalt der Personalabteilungen (P&O, Kommunikation, ICT, Facility), und wir haben uns angesehen, wie wir ihm einen zentralen Platz gegeben haben, und deshalb haben wir schließlich den Eingang „Direct Control“ eingerichtet.

Kernnutzer

Wir haben die 80 Kernbenutzer in der Bedienung des Systems geschult. Dies geschah zwei Wochen vor der Inbetriebnahme in Gruppen von 10 bis 15 Kernbenutzern. In den zwei Wochen vor dem Start übernahmen diese Kernbenutzer einige Inhalte an bestimmte Teams. Es gibt auch ein eigenes Team von Kernnutzern, in dem sich die Kernbenutzer gegenseitig Tipps geben.

Wir haben das neue Intranet nicht separat auf nichtdigitalem Wege angekündigt. Wir haben es jedoch so eingerichtet, dass jeder Mitarbeiter automatisch mit dem Intranet beginnt.

Wie haben die Mitarbeiter reagiert?

Die Reaktionen der Mitarbeiter waren sehr gemischt. Es gibt Leute, die es lieben, aber es gibt auch Leute, die eine Nachricht posten, in der sie sagen, dass sie überhaupt nicht wissen, wie es funktioniert! Wir sind noch nicht lange online, aber wir sehen bereits, dass viele Teams gegründet werden und dass einige Leute mit ihnen zusammenarbeiten. Woran sich die Leute manchmal gewöhnen müssen, ist die Verwendung des Suchfelds anstelle der herkömmlichen Navigation. Zu Hause machen sie das bei Google, aber bei der Arbeit sind sie immer noch an die Navigationsstruktur gewöhnt, an die sie im alten Intranet gewöhnt waren.

Umweltverwalter

Wenn Menschen Fragen haben, geben die Umweltmanager Antworten. Insgesamt gibt es sechs Umweltmanager. Aber selbst wenn wir jemanden sehen, der etwas auf der Homepage statt im Forum zum Verkauf anbietet, werden wir kommentieren, wie er das von nun an tun kann. Wenn wir feststellen, dass eine Frage häufig vorkommt, veröffentlichen wir einen Tipp für die gesamte Organisation. Tatsächlich sehen wir jedoch oft vom ersten Tag an, dass sich die Mitarbeiter bereits gegenseitig Antworten geben. Das ist wirklich schön zu sehen.

Was bringt es der Organisation?

Wir waren noch eine kurze Zeit online, um wirklich konkrete Dinge dazu sagen zu können. Aber ich erwarte, dass die Organisation transparenter und weniger hierarchisch wird. Und ich hoffe, dass unsere Mitarbeiter auch ein bisschen mehr mit der Außenwelt kommunizieren, dass der Schritt zur Nutzung externer sozialer Medien auch etwas kleiner wird und wir so mehr mit den Bewohnern der Gemeinde sprechen werden.

Was ist Ihr Tipp für andere Organisationen, was sie nicht tun sollten?

Inhalte nicht einbeziehen

Sie sollten nicht den ganzen alten Inhalt übernehmen. Sie haben dann sofort zusätzliche Vorlaufzeit. Wir haben von Anfang an klar gesagt, dass wir das nicht tun werden. Es gab auch keinen Widerstand. Es liegt in der Verantwortung jedes Einzelnen, seine eigenen Inhalte ins Intranet zu stellen. Aber als Projektgruppe haben wir das nicht vereinbart.

Lass es los

Sie müssen nicht viele Regeln aufstellen, wenn Sie das Intranet nutzen. Zum Beispiel Regeln darüber, wann Sie ein Team erstellen können und wann nicht. Lass es los. Geben Sie den Menschen so viel Verantwortung wie möglich und vertrauen Sie ihren eigenen Mitarbeitern.

Nicht zu 100% ausgelastet

Schließlich sollten Sie nicht wollen, dass vorher alle gleichermaßen mit dem Intranet arbeiten. Es gibt Leute, die morgens sofort aus dem Intranet wegklicken oder die nur gelegentlich eine Nachricht lesen oder einen Besprechungsraum vereinbaren und nicht in Teams zusammenarbeiten möchten. Das ist in Ordnung, nicht wahr?

Ich denke, es ist wichtig zu sagen, dass nichts notwendig ist, aber alles getan werden kann. Früher oder später wird jeder zuschauen. Zum Beispiel Besprechungsräume, die nur über das Intranet arrangiert werden können. Das Intranet ist auch der Ausgangspunkt für Ihren Arbeitstag mit einer Übersicht über alle verwendeten Anwendungen.

Was ist Ihr Tipp für andere Organisationen, was sie tun sollten?

Es kommt: lass es los. Stellen Sie sicher, dass Sie die Leute mit den Tools unterstützen, aber zwingen Sie sie nicht, sie zu benutzen.

Mitarbeiter so weit wie möglich einbeziehen

Binden Sie außerdem die Menschen so weit wie möglich in das neue Intranet ein. Es gibt viele Möglichkeiten, Menschen einzubeziehen, auch kleine Dinge. Zum Beispiel, um Mitarbeiter zu bitten, ein schönes Header-Foto zur Verfügung zu stellen, von dem das schönste bei der Markteinführung veröffentlicht wird. Dann wird es auch leben. Solche Dinge bremsen das Projekt nicht aus, aber sie helfen, es als Gemeinschaftsprojekt in Angriff zu nehmen. Um eine lebendige Plattform zu schaffen, braucht es schließlich Unterstützung, und jeder muss sich darin wie zu Hause fühlen. Laden Sie das kostenlose E-Book hier herunter und lerne, wie du in 7 Schritten ein erfolgreiches soziales Intranet aufbaust.

Teilen Sie so viel wie möglich mit Kollegen

Schließlich habe ich wirklich alles mit den Mitarbeitern geteilt. Jeder hatte Zugriff auf alle Dokumente, Projektberichte usw. Der Start verlief aufgrund von Leistungsproblemen auf unserem Server unerwartet ganz anders als geplant. Infolgedessen gingen wir zwei Wochen später als geplant live. Danach hat das tatsächlich sehr positiv funktioniert. Der Link wurde bereits geteilt, aber wir haben den automatischen Start des Intranets vorübergehend entfernt.

Trotzdem haben die Leute im Voraus angefangen, das Intranet zu nutzen, was sehr schön zu sehen war. Wir hatten auch keine negativen Reaktionen, dass es verschoben wurde, sondern sehr positive Reaktionen: „Wie schade, du hast so hart daran gearbeitet“. Ich denke, das liegt daran, dass wir die Leute von Anfang an so sehr involviert haben.

Hast du irgendwelche Pläne für die Zukunft?

Wir haben in einem sehr kurzen Prozess mit minimalen Funktionen begonnen, um die Leute an das System zu gewöhnen. Aber auch, weil man sonst den Wald vor lauter Bäumen nicht sieht, soweit es das Projekt betrifft. Die Leute sagten auch, ich sei verrückt nach der kurzen Vorlaufzeit. Aber diese kurze Vorlaufzeit sorgt dafür, dass Sie auch die Energie im Projekt behalten und dass Sie die Dinge schnell präsentieren können. Wir haben keine Zeit für Diskussionen, wir machen es einfach.

Erweitern Sie weiter mit Links

In Zukunft wollen wir mit Links weiter expandieren. Wir haben jetzt Links zu verschiedenen Anwendungen und möchten diese weiter integrieren, damit das Intranet noch mehr zum Start Ihres Arbeitstages wird. Das Intranet ist bereits von externen Standorten aus zugänglich. Wir möchten, dass so viele Anwendungen wie möglich ebenfalls zugänglich sind. Darüber hinaus wollen wir es um einen Link zu einem Dokumentenverwaltungssystem erweitern, sodass Sie auch Dokumente archivieren können.

Wir sammeln Beschwerden und Wünsche von allen. Die Umweltmanager durchsuchen das Intranet, um alle Kommentare zu sehen. In einer Weile werden wir sehen, ob diese Wünsche noch bestehen oder ob es an der Gewöhnung an das neue System liegt. Dann werden wir schauen, was wir erreichen können und wollen.

Dieser Fall wurde erstmals am 23.04.2014 veröffentlicht