De gemeente Veghel werkt sinds juni 2014 met een social intranet, op basis van Embrace en SIMsite. We praten bij met Lonneke Reuvers-Snellen – projectleider – en vragen hoe zij de implementatie heeft aangepakt en hoe het is geland binnen de organisatie.
Waarom hebben jullie gekozen voor een social intranet?
We waren toe aan een nieuw intranet, het oude intranet was alleen maar zenden. Uit een eerder gehouden medewerkerstevredenheidsonderzoek, bleek dat onze medewerkers méér wilden wat betreft intranet. Zij wilden meer en op een makkelijkere manier communiceren met elkaar én op een andere manier op de hoogte worden gehouden van informatie van andere afdelingen. Daarnaast pasten de functionaliteiten van een social intranet goed bij onze visie. Als organisatie willen we meer samenwerken, elkaar opzoeken en van elkaars talenten gebruik maken. Dit alles (en nog veel meer) kan met een social intranet.
Intranet als dashboard
Het idee om te werken met een social intranet werd steeds groter. We zochten een tool waarmee medewerkers zelf de regie en redactieslag in handen hebben, maar de tool werd uitgebreid met de gedachte dat we ook een overzicht konden creëren voor de medewerkers. We willen graag dat de medewerkers in één oogopslag hun werkvoorraad zien. Het intranet als dashboard. Daarom hebben we ook verschillende koppelingen gerealiseerd. De planning is dat er nog meer koppelingen zullen volgen met onze applicaties.
Hoe hebben jullie de implementatie gedaan?
Toptaken van het intranet in kaart gebracht
We hebben de toptaken geformuleerd en ons daarop gefocust. Dit hebben we gedaan door enerzijds naar de statistieken van het oude intranet te kijken en door anderzijds met een grote projectgroep (de projectgroep, plus afgevaardigden van ieder team) te sparren over de belangrijkste taken. Op basis van deze uitkomsten hebben wij het social intranet ingericht: welke widgets moeten er komen, waar komt welke informatie te staan, wat is verplichte informatie voor medewerkers, wat kunnen medewerkers zelf instellen, etc.
Onze toptaken
De toptaken van ons intranet zijn:
- Smoelenboek (functie, telefoonnummer, email)
- Organisatienieuws
- P&O informatie
- Hulp bij het werk (handleidingen, inkoop, aanbestedingen)
- Topdesk
- Verjaardagen
Overzetten van content
Heel bewust hebben we ervoor gekozen om niet alle oude content over te zetten. Het intranet is behoorlijk leeg opgeleverd, terwijl het oude intranet enorm vol stond. We vinden dat het social intranet moet groeien, dat de content organisch moet ontstaan. Het beheren van het intranet ligt immers ook bij de medewerkers zelf, zij zijn de experts en weten het beste iets te vertellen of aan te vullen vanuit hun eigen vakgebied.
Aanmaken voorbeeldgroepen en uitwerken toptaken
We hebben voor oplevering enkele groepen aangemaakt en helemaal uitgewerkt. Op deze manier zien onze medewerkers hoe je om moet gaan met een groep en wat je daar allemaal mee kunt doen. Daarnaast hebben we de toptaken uitgewerkt en deels verwerkt in groepen.
Organisatorische implementatie
Tijdens het project hebben we veel en open gecommuniceerd. Het projectteam bestond uit een vaste groep van 6 leden, met één keer in de maand een aanvulling van een groep testers (vanuit iedere afdeling 1 persoon die door de manager is aangewezen). Zo zorgden we er steeds voor dat de informatie werd verspreid naar de verschillende afdelingen.
Zelf heb ik bij ieder team- of afdelingsoverleg een korte presentatie gegeven met behulp van de demo-omgeving van Embrace. In circa 15 – 20 minuten heb ik verteld over wat er komen gaat. Hierin is besproken wat het doel is, waarom we dit doen en wat de voordelen voor onze organisatie zijn. Daarnaast deelden we steeds de voortgang van het project op ons oude intranet.
Hoe reageerden de medewerkers op het nieuwe intranet?
Doordat ik de medewerkers had meegenomen in het proces, was het voor hen niet zo’n schok na livegang. Uiteraard wel op de nieuwe manier van werken, daar moet immers iedereen aan wennen, maar ze wisten wat er ging komen. De meeste medewerkers waren enthousiast en vonden het leuk om ermee te gaan werken. We hebben erg veel positieve reacties gehad, en bijna geen weerstand.
Tijd om het intranet te ervaren
Ik heb niet veel negativiteit ervaren of gehoord. Mensen weten aardig hun weg te vinden. Op het moment van de lancering hebben we diverse workshops aangeboden, waar men zonder verplichtingen aan kon deelnemen. Nu zijn we anderhalve maand online en is er volop ruimte om het nieuwe intranet te ervaren, te leren en te bekijken.
Na de vakantieperiode gaan we ons volop bezig houden met de ‘nazorg’ en willen we weer een nieuwe boost geven om het gebruik nog meer te activeren. De toegevoegde waarde van IRIS – de naam van ons intranet – moet nog meer en beter tussen de oren komen bij de medewerkers.
Intranet groeit nog volop!
Wat erg leuk is om te zien, wat me ontzettend trots maakt: ik ben net een weekje weggeweest, en ik zag dat het gebruik van het intranet alweer ontzettend is gegroeid door allemaal nieuwe gebruikers die berichten plaatsen, teams die zijn toegevoegd, collega’s die samenwerken, vragen stellen en elkaar weten te vinden.
Wat levert het social intranet jullie op?
We zien nu al dat er meer interactie binnen de organisatie plaatsvindt. Medewerkers zoeken elkaar wat sneller op. Op IRIS zien we vragen staan in de trant van ‘wie kan hierover sparren?’ en zien we collega’s die elkaar helpen. Dit gaat nu al buiten de muren van de eigen afdeling en dat is erg mooi om te zien.
Hoeveelheid organisatienieuws is veranderd
We hebben nog altijd een blokje met ‘organisatienieuws’, iedere organisatie heeft immers nog steeds nieuws waarvan je wilt dat iedereen het leest, maar we zien dat de hoeveelheid hiervan afneemt. Eerder kregen we als webredactie ongeveer 3 berichten per dag (die wij moesten plaatsen), nu is dat veel minder.
Medewerkers plaatsen de berichten nu immers zelf. Er wordt nu sneller gecommuniceerd en ook meer op afdelingsniveau en op teamniveau. Voorheen had je deze keuze niet, of je deelde een bericht met iedereen of met niemand (dan plaatsten we het bericht niet).
Intranet als dashboard
We zijn redelijk klein online gegaan. We hebben al wel enkele koppelingen, onder andere met de Active Directory (medewerkers hoeven maar één keer in te loggen op hun pc om ook ingelogd te zijn op het intranet), met SharePoint (waarin de documenten en pages worden opgeslagen) en met Lync (voor het weergeven van beschikbaarheidsinformatie).
We willen dit in de toekomst wel verder uitbreiden en ook meer gebruik maken van de mogelijkheden die SharePoint biedt. Dit zal in volgende releases van Embrace hopelijk nog meer tot zijn recht komen. Daarnaast willen we kernapplicaties uit de bedrijfsvoering gaan koppelen.
Ondersteunen taak- en zaakgericht werken
We gaan het intranet nog verder uitbreiden, zodat het een soort dashboard wordt voor onze medewerkers. We willen de informatie verder personaliseren, zodat medewerkers in één oogopslag zien hoeveel zaken (vanuit de zaaksystemen) er nog open staan, welke urenverantwoording je nog niet hebt ingevuld, noem maar op.
Zo willen we het intranet echt op persoonsniveau gaan aanbieden. Zodat je niet 6 programma’s hoeft te openen om te zien wat er nog ligt aan werk. Hiermee vergroten we de efficiëntie.
Heb jij tips voor andere organisaties die aan de slag gaan met de implementatie van een social intranet?
Ik was projectleider en heb het project heel veel samen gedaan met onze afdeling ICT. Onze afdeling ICT was erg positief over het project en zag de meerwaarde hiervan in. We hebben nu al best wat koppelingen en er komen er nog veel meer bij. ICT moest hierdoor veel extra uren in het project stoppen. Zonder hun hulp kom je daarom niet ver.
Juist door de goede samenwerking met ICT zijn we zo ver gekomen en hebben we in relatief korte tijd (4 maanden) toch verschillende koppelingen weten te realiseren, met de Active Directory, met Lync en met SharePoint. Ik vond het echt ontzettend leuk om hier samen met ICT over te sparren en om samen op te trekken.
Een tweede tip – misschien heel cliché – maar doe het niet alleen: zoek de organisatie op. Het intranet is er voor iedereen. Laat medewerkers daarom meedenken over de invulling hiervan. Het is best een verandering intern, zowel qua manier van communiceren als qua informatiehuishouding.
