Je interne communicatie verbeteren: 7 handige tips

De meerwaarde van goede interne communicatie

Wat doet interne communicatie binnen een organisatie? Involve, een bureau dat zich specialiseert in dit vakgebied, publiceerde in september 2017 een interessant onderzoek. Het bureau ondervroeg communicatieprofessionals in Nederland en België over hun vak. Uit het onderzoek komen vier hoofddoelen van interne communicatie naar voren:

• Mensen elkaar laten vinden en de dialoog laten ontstaan
• Zorgen voor betrokkenheid van medewerkers bij elkaar en de organisatie
• Duidelijkheid geven over de strategie, missie, doelen en waarden van de organisatie
• Mensen beter, sneller, effectiever en efficiënter samen laten werken

Hoewel deze vier elementen deels overlappen, mag je ze stuk voor stuk belangrijk noemen voor het goed functioneren van een organisatie. Goed aangepakte interne communicatie maakt organisaties sterker, efficiënter en productiever.

Hoe kun je je interne communicatie verbeteren?

Communicatieprofessionals blijken niet allemaal even tevreden over hun rol. Ook de manier waarop organisaties interne communicatie opvatten, is niet altijd optimaal. Een paar veel genoemde verbeterpunten uit het onderzoek:

• De afdeling interne communicatie wordt vaak te laat betrokken bij beslissingen of projecten
• Er is niet genoeg budget voor interne communicatie
• Het topmanagement geeft niet het goede voorbeeld op het gebied van interne communicatie

Slechts 55 procent van de door Involve ondervraagde professionals geeft aan het gevoel te hebben dat hun organisatie het belang van interne communicatie erkent. Er valt op dit gebied dus nog de nodige winst te behalen.

Maar hoe kun je als organisatie je interne communicatie verbeteren? We geven je 7 tips waar je direct mee aan de slag kunt.

1. Stel een intern communicatieplan op

Welke rol speelt communicatie binnen jouw organisatie? Op welke manier doe je het nu? En werkt dat? Waar is verbetering mogelijk? Aan de hand van deze vragen creëer je een interne communicatiestrategie of communicatieplan.

Je bepaalt zelf hoe bondig of uitgebreid je je communicatieplan maakt. Je interne communicatie verbeteren kan immers op verschillende manieren. Vergeet vooral niet om iedereen binnen je organisatie om input te vragen – desnoods anoniem. Zo kom je erachter waar mensen open voor staan, of waar ze om staan te springen.

2. Breng teams en afdelingen met elkaar in contact

Weten de verschillende afdelingen of teams binnen jouw organisatie allemaal van elkaar wat ze doen? En werken ze wel eens samen? Door teams – ook als ze ogenschijnlijk met andere dingen bezig zijn – met elkaar in contact te brengen, maak je het uitwisselen van kennis mogelijk. Organiseer eens een gezamenlijke brainstorm of een vraag-en-antwoord-sessie. Soms kunnen tips of nieuwe inzichten uit onverwachte hoek komen.

Je verbetert je interne communicatie én je organisatie als geheel, als je ervoor zorgt dat afdelingen niet van elkaar vervreemden. Daarnaast bevordert het de band tussen collega’s – en dat kan de communicatie alleen maar ten goede komen.

3. Zorg voor draagvlak en maak duidelijk wie verantwoordelijk is

Wie is verantwoordelijk voor de interne communicatie bij jouw organisatie? Is er een aparte afdeling voor? Valt het onder team Communicatie of Marketing? Of onder HR? Uit het onderzoek van Involve blijkt dat bij het merendeel van de organisaties de interne communicatie zich één laag onder de directie bevindt.

Welke afdeling het ook op zich neemt: zorg ervoor dat voor iedereen duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de interne communicatie. Zet er een aantal gemotiveerde, enthousiaste mensen op, waarvan je weet dat ze ook in staat zijn anderen te motiveren. Zo creëer je draagvlak binnen je organisatie, en doen zoveel mogelijk mensen mee.

Een goed voorbeeld van zo’n verantwoordelijk persoon is een community manager. Hij of zij heeft als taak iedereen binnen (en vaak ook buiten) je organisatie te enthousiasmeren, motiveren en aanspreken. Een belangrijke schakel in je interne communicatie.

4. Gebruik de hulpmiddelen die je tot je beschikking hebt

Een digitale werkplek, samenwerkingsplatform of social intranet is een geschikt middel voor het bespreken van projecten, het uitwisselen van ideeën en het verdelen van taken. Het maakt interne communicatie tot een overzichtelijk, soepel verlopend proces. Niemand hoeft zijn werkplek ervoor te verlaten.

Hou bij het kiezen van een digitaal platform altijd rekening met de functionaliteiten ervan, maar ook met de gebruiksvriendelijkheid. Het maakt veel verschil of je medewerkers het met enthousiasme begroeten of met tegenzin (of zelfs helemaal niet) gaan gebruiken.

Heb je een intranet of een digitaal communicatieplatform? Dan heb je de beschikking over een veelzijdige tool. Je kunt er veel kanten mee op, vooral op het gebied van interne communicatie. Analyseer wat je hebt en ga na op welke manier de software je kan helpen bij het verbeteren van de interne communicatie. Maak bijvoorbeeld gebruik van audiovisuele content, maak data en statistieken voor iedereen inzichtelijk, deel je bedrijfsverhaal of verspreid je boodschap op een efficiënte manier binnen je hele organisatie.

Ook zonder modern intranet heb je natuurlijk opties. Een nieuwsbrief per e-mail, een personeelsblad, een overleg met deelnemers uit meerdere teams – het werkt, maar het kost iets meer moeite.

5. Geef ruimte voor feedback

Binnen organisaties met een strakke hiërarchie verloopt de interne communicatie soms stroperig. Niet zo vreemd, aangezien een boodschap behoorlijk wat bochten om moet. Daarnaast gaat de communicatie vaak maar één kant op: van boven naar onder.

Een organisatie barst van de kennis en ideeën. Ook die van jou. Maar krijgen mensen ook de ruimte om dit te delen? Je interne communicatie verbeteren lukt alleen als je het van twee kanten laat komen. Het managementteam of de directie moet niet de enige zijn die intern communiceert.

Geef medewerkers de ruimte om hun feedback kwijt te kunnen. En geef ze vooral ook het gevoel dat ze dit vrij kunnen doen. Laat mensen hun mening geven over je diensten of producten, je werkwijze, je organisatie als geheel of andere specifieke zaken. Het is zonde als je de kennis en creativiteit die binnen je eigen organisatie aanwezig zijn niet benut.

6. Voorkom een stortvloed aan communicatie

Het is met de technologie van tegenwoordig een stuk makkelijker om een boodschap snel binnen een (grote) organisatie te verspreiden. Dat is natuurlijk positief, maar tegelijkertijd schuilt er een gevaar in. Waak ervoor dat je mensen overspoelt met informatie. De belangrijke boodschappen kunnen anders ondersneeuwen.

Nieuwsbrieven, korte berichten, infographics, afbeeldingen, video’s – allemaal goed, maar kies er de juiste momenten voor. Te veel communicatie werkt averechts. Als je mensen van hun werk houdt door de hoeveelheid informatie die je op ze af stuurt, weet je dat je de knop beter een tikje terug kunt draaien.

7. Blijf communiceren

Tot slot: het is essentieel om als organisatie in gesprek te blijven met je medewerkers. Blijf ze betrekken bij wat je doet en geef ze de kans mee te denken over zaken die direct of indirect te maken hebben met hun functie, met je organisatie of met de markt waarin je actief bent. Medewerkers zullen sneller uit zichzelf met ideeën komen als je ze er regelmatig om vraagt.

Bedenk wel dat je geen reclameboodschap of commerciële pitch richting je team verkoopt. Daar prikken ze zo doorheen. Authenticiteit is belangrijk, ook als het aankomt op interne communicatie. Zorg tenslotte dat je zo direct mogelijk communiceert, in plaats van via omwegen. Zo voorkom je dat – net als bij een doorfluisterspelletje – je boodschap aan het eind van de lijn een hele andere inhoud gekregen heeft.

Haalbaar project

Met behulp van bovenstaande tips kun je meteen aan de slag. Wellicht hebben we je aan het denken gezet, en kom je zelf met een veel beter idee. Hoe dan ook: met een doordachte aanpak is het verbeteren van je interne communicatie geen abstracte opgave, maar een haalbaar project.

‍