Sociaal intranet voor samenwerking en verbinding in fusiegemeente Súdwest-Fryslân

Waarom hebben jullie gekozen voor een sociaal intranet?

Onze gemeente is in 2011 ontstaan uit een fusie van vijf gemeenten. Wij zijn de grootste gemeente qua oppervlakte in Nederland. Een jaar na de fusie zijn we een branding-traject gestart. Een zoektocht naar het bijzondere, het exclusieve van onze gemeente. Een zoektocht die resulteerde in een missie en visie, een heldere positionering, inclusief nieuwe huisstijl en logo.

Het was tijd om de veren van de kwalificatie ‘nieuwe gemeente’ en ‘herindelingsgemeente’ van ons af te schudden en als krachtige gemeente aan de slag te gaan. Daarom gingen we onze ‘why’ bepalen: onze identiteit, onze missie en visie: wie zijn we nou eigenlijk? Waar staan we nou eigenlijk voor? En wat is ons unieke verhaal?

Wat je naar buiten communiceert dat je bent, dat moet je van binnenuit ook zijn. Daarom vond parallel aan het branding traject een intern branding traject plaats: hoe kunnen we de verschillende culturen samenbrengen tot één cultuur? Het was, en is nog steeds, een vrij groot traject en een uitdaging om het verhaal te laden en te laten landen.

Intranet als tool om cultuuromslag te ondersteunen

Eigenlijk kregen we in die periode constant triggers, we zochten iets waarin we makkelijker vanaf onze verschillende locaties met elkaar kunnen samenwerken, dat we onszelf verantwoordelijker voelen voor dingen die we doen: kortom een tool om onze cultuuromslag te ondersteunen. We waren ondertussen ook bezig met een pilot met ‘Het nieuwe werken’, daar gebeurde ook al het een en ander. Toen maakten we kennis met Embrace en zagen we dat een sociaal intranet ons weleens verder zou kunnen helpen.

“Het kwam heel goed uit, het paste precies”

We hebben onze ambities voor het sociaal intranet op papier gezet en neergelegd bij de directie. Het kon ideaal worden gecombineerd met lopende projecten, zoals het internal branding traject en ‘Het nieuwe werken’. Uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek bleek ook dat medewerkers ontevreden waren over het huidige intranet, dus ik wist dat ik nu mijn slag moest slaan als ik dit voor elkaar wilde krijgen.

Eigen verantwoordelijkheid stimuleren

Bij het sociaal intranet zitten de medewerkers zelf aan de knoppen, in plaats van de afdeling communicatie. We willen mensen meer zelf verantwoordelijk maken voor hun eigen werk en de communicatie daarover, we zitten nog steeds middenin onze organisatie- en cultuurverandering.

De afdeling Communicatie is eigenaar van het intranet, maar het intranet is een platform waarop mensen zelf met elkaar kunnen samenwerken. Er is sprake van co-creatie: we zijn met z’n allen verantwoordelijk voor het succes van het sociaal intranet, we moeten het samen inrichten. Natuurlijk begeleiden we medewerkers hier wel in, daar steken we veel tijd in.

Hoe hebben jullie de implementatie gedaan?

Als afdeling Communicatie bepalen wij niet wat er op het intranet moet, wij laten het groeien in de organisatie. We hebben vooraf met een kleinere club bij elkaar gezeten. Samen met Frank Smit hebben we een sessie gehad met teammanagers en directie om de visie te bepalen.

Daarnaast hebben we een aantal sessies gehad met een projectgroep. Hierin hebben we concrete vragen besproken: ‘wat vinden jullie nou belangrijk? wat zouden jullie nou op het intranet terug willen zien?’

Sociaal intranet helemaal leeg opgeleverd

We hebben het intranet helemaal kaal opgeleverd. Er zijn een paar documenten overgezet in de ‘vaste menustructuur’, maar de content van het oude intranet is niet overgegaan. We hadden de gedachte ‘als er zaken missen, dan geven medewerkers het wel aan en dan kunnen ze het er zelf opzetten, of dan kijken ze met ons waar we het een plek gaan geven’. Een soort natuurlijke opschoning, alleen de content die echt belangrijk is voor iedereen, krijgt een plekje.

Niet iedereen was blij met kale oplevering

Hier hebben we veel commentaar op gekregen. Ik heb me zelfs moeten melden bij de Ondernemingsraad. Het bleek dat sommige medewerkers het intranet als een soort archief gebruikten, dan stuurden ze een document naar Communicatie en die zette het online. Dit is niet een functie voor het intranet, het intranet is geen archief.

Medewerkers zijn in de gelegenheid om de documenten zelf weer te plaatsen, maar het bleek dat ze de documenten niet meer hadden of dat ze het teveel werk vonden om het zelf weer online te zetten. Daarnaast misten ze het organisatienieuws in één overzicht. Dit stond namelijk niet meer netjes gebundeld, daar hebben we met elkaar gekeken naar oplossingen zodat het voor iedereen goed vindbaar werd.

Ondersteuning voor collega’s

Wij hebben de medewerkers die bepaalde content misten op het intranet ondersteund. Niet door klakkeloos de content te plaatsen, maar door ze de vragen te stellen: ‘Voor wie is dit belangrijk? Alleen voor jou? Of voor jouw hele team? Of voor iedereen? Moet echt de hele organisatie dit weten?’. Mensen waren ook wel een beetje terughoudend, je zet er niet zomaar iets op voor iedereen. En als het niet-relevant is, dan werd men toch ook wel snel gecorrigeerd door collega’s: medewerkers waren toch best hard in elkaar aanspreken.

Stimuleren van ingevulde profielen

We begonnen ook met profielen die leeg waren, die worden nu steeds beter gevuld. Sommige medewerkers hadden een houding van ‘Wij zijn 2 jaar geleden toch op de foto geweest, die foto’s hebben jullie toch, waarom moet ik dat nu zelf doen?’. Dus hebben we veel aandacht besteed aan het nut van ingevulde profielen, ook in combinatie met onze nieuwe flexibele werkplekken.

Op het intranet kun je niet alleen zoeken op naam of functie, maar ook kun je zoeken op kennisgebied. Dus als je bijvoorbeeld zoekt op ‘paspoorten’, dan zie je welke collega’s hier expertise van hebben, dus je helpt je collega’s ontzettend met een ingevuld profiel en het is voor je eigen profilering ook belangrijk.

Om mensen te laten bewegen hebben we op 1 april een ludieke actie gehad. Collega’s die nog geen foto hadden, of een leeg profiel, kregen van ons een plaatje met een meneer die z’n ‘kop in het zand steekt’. Ook dit leverde enige commotie op, maar het werkte wel.

Inloopbijeenkomsten

Om mensen te helpen met het nieuwe intranet, organiseren we inloopbijeenkomsten. Die doen we iedere 1 a 2 weken. In het begin kwam er niemand, dus toen gingen we zelf langs op de werkplekken om mensen te helpen en tips te geven.

Communicatiemiddelen

Op het intranet hadden we in de eerste periode na lancering een digitale rondleiding. Ook hadden we een flyer gemaakt waarin we bepaalde dingen uitleggen: hoe moet je inloggen? hoe (en waarom) maak je een profiel aan? Etc.

Trainingen op aanvraag

Als teams dit willen, dan geven wij trainingen. Hier hebben veel collega’s gebruik van gemaakt. Het is toch nog nieuw voor ze, dus gezamenlijk keken we naar dingen als ‘Wat zijn nou slimme dingen van het intranet die je heel eenvoudig kunt instellen? Wat kan de toegevoegde waarde zijn voor jullie team? Hoe kunnen we nou slim samenwerken?’.

Ook neemt de teammanager communicatie, als ambassadeur van het intranet, de andere teammanagers mee door ze steeds weer te confronteren met de voordelen van het sociaal intranet. Mensen gaan vaak in de traditionele middelen verder, door iedere keer te noemen dat het ook via intranet kan, zie je steeds meer teammanagers ook naar intranet overstappen. En zij hebben toch wel een voorbeeldfunctie. Goed voorbeeld doet volgen.

Hoe reageerden de medewerkers?

Dit is heel verschillend. De een zegt ‘eindelijk! dit is wat we al graag wilden!’. Er zijn teams die helemaal geen mail meer gebruiken, die delen alle documenten op het intranet, de teammanager blogt wekelijks, etc. Er zijn ook medewerkers die het vertikken om met het intranet aan de gang te gaan: die vullen hun profiel niet in, die kijken helemaal niet. Maar er zijn ook nog enkele medewerkers die niet in de gelegenheid worden gesteld om tijdens werktijd op intranet te kijken. Daar ligt nog een (cultuur) uitdaging!

Terugkoppeling college en directie gaat via intranet

Iedere week maken we een filmpje van de terugkoppeling college- en directievergadering. Dit doen we met de directie, en zetten we direct op intranet. Dit wordt niet alsnog per mail verstuurd. Mensen hebben het intranet op dit moment niet direct nodig in hun werk, maar ze missen wel degelijk wat als ze niet dagelijks kijken.

Verandering in houding

We willen graag de houding van medewerkers veranderen. Onbewust van reactief (‘we wachten wel tot communicatie de informatie verstrekt’) naar pro-actief (‘ik moet er zelf voor zorgen dat het bekend wordt in de organisatie, dus ik moet het wel gaan delen’).

We zijn nu een half jaar online, medewerkers zijn stukken positiever over intranet. Er blijven wel een aantal mensen negatief, maar dat heeft niet zo zeer met het intranet te maken. Dat is maar een algemene houding en algemeen gedrag van medewerkers in de organisatie. Als we het oude intranet hadden gehouden, was het ook niet goed geweest.

Wat levert het op?

We zien een verandering in de houding van mensen, ze gaan nadenken over manier om slimmer met elkaar samen te werken. In bepaalde teams zien we ook een enorme reductie van e-mails, doordat mensen meer samenwerken op het sociaal intranet.

Medewerkers zitten zelf aan de knoppen

Voor ons als afdeling Communicatie, zien we dat het redactionele werk veel minder is, we zijn nu meer communitymanager. En de medewerkers zijn blij dat ze nu zelf meer aan het roer zitten ‘Vroeger moest ik maar afwachten wanneer mijn bericht geplaatst werd, nu kan ik zelf bepalen waar en wanneer ik het plaats’.

Wat is je tip voor andere organisaties?

Tip #1: Contentmigratie? Niet doen!

Het is ons – ondanks kritiek in het begin – heel goed bevallen om het intranet helemaal kaal te lanceren. Je moet het gewoon doen. Je hebt een goed idee, het is zonde van je tijd om een jaar lang te bakkeleien over alle content die je erop wilt hebben, terwijl het uiteindelijk op precies hetzelfde neerkomt.

Tip #2: Gewoon gaan!

Wees niet te bang om fouten te maken. Als je achter het idee staat, durf dan ook je verantwoordelijk te nemen. Ik ben het project uiteindelijk zelf gestart: ik heb andere enthousiastelingen gevonden en ben het gewoon gaan doen! Natuurlijk gaat er wel iets fout en word je op het matje geroepen, maar blijf in het concept geloven. Wat kan er nou immers werkelijk gebeuren?

Tip #3: Ambassadeurs

Je hebt wel een aantal ambassadeurs in de organisatie nodig. Zorg dat je er niet helemaal alleen voor staat, maar dat collega’s ook weer ge-enthousiasmeerd worden door de ambassadeurs. Ook heel praktisch: inloopbijeenkomsten en het beantwoorden van vragen, kun je dan ook samen doen.