Waarom 400+ organisaties met Embrace de stap hebben gezet naar social intranet

Wat is social intranet?

Wat maakt een intranet precies social? Dat antwoord is misschien complexer dan je zou verwachten. Social slaat namelijk op een heel specifieke ontwikkeling in het gebruik en de mogelijkheden van digitale applicaties. Social Web, ook wel Web 2.0 genoemd, verwijst naar applicaties waarbij user generated content, gebruiksgemak, een open communicatieve cultuur en eenvoud in gebruik centraal staan. Het is dus veel meer dan de term ‘sociaal’ doet vermoeden en draait echt om de manier waarop een toepassing gebruikt wordt en aan welke behoeften worden voldaan.

User generated content

Wat content betreft draait het bij social (intranet) voornamelijk om interactie en de mogelijkheid om zelf content te delen. Gebruikers zijn niet langer alleen consumenten van content die ‘van bovenaf’ wordt gezonden. Op een social platform staat juist user generated content centraal: content voor én door de gebruikers zelf, wat past bij een meer communicatieve organisatie.

Een traditioneel intranet voorziet in de praktijk in twee duidelijke behoeften: het informeren van medewerkers en het regelen van praktische zaken. Dat informeren kan bijvoorbeeld een nieuwsfeed zijn met berichten over de laatste ontwikkelingen of een pagina met belangrijke richtlijnen of documenten. Welke vorm het ook aanneemt, over het algemeen wordt er alleen maar gezonden vanuit de organisatie zelf. Er is op het platform weinig of geen gelegenheid voor interactie of samenwerking tussen medewerkers. We spreken daarom ook wel van een statisch intranet.

Social intranet voorziet nog steeds in wat een klassiek intranet te bieden heeft: communicatie en de behoefte om nieuws te delen en tot je te nemen, informatie over hoe dingen georganiseerd zijn, een kennisbank, etc. Maar bij een sociale variant komen daar een heleboel mogelijkheden bij! Denk aan een tijdlijn waarin je de meest recente berichten van je collega’s kunt zien of aan de Embrace Kennisconnector, die je precies vertelt welke collega verstand heeft van een specifiek onderwerp en zo kennis zichtbaar én beschikbaar maakt. Je kunt op een social intranet samen werken aan documenten, polls uitzetten of de agenda van aankomende evenementen inzien. Daarnaast kan het ook als portaal dienen voor alle programma’s die je veel nodig hebt in je werk. Kortom, voor alles wat je nodig zou kunnen hebben op het gebied van samenwerken is een social intranet als Embrace een ideaal vertrekpunt. Echt een digitaal werkplekportaal dus; het online kantoor van jouw organisatie!

Bij Embrace waren we al vroeg overtuigd van de kracht van Social binnen organisaties. We lopen dan ook al jaren voorop als het gaat om innovatie en het verbinden van mensen. Toen het concept van Social nog in de kinderschoenen stond, mochten wij al met een aantal vooruitstrevende organisaties meedenken over dit concept. We vonden deze vooruitstrevende organisaties vanuit o.a. de Ambtenaar 2.0 beweging en ook bij koplopers op het gebied van zelfsturing in de zorg. Geen wonder dat we in 2015 nog aan de haal gingen met een Intranet Innovations Award!

Een open en communicatieve cultuur

Succesvolle bedrijven vandaag de dag hebben medewerkers die initiatief nemen en actief meedenken. Mensen die zich bewust zijn van hun eigen expertise én die van hun collega’s en die op eigen initiatief verbanden leggen en connecties maken. Dit is lastig te realiseren via een traditioneel intranet of kanalen als e-mail. Zelfs via een oplossing als MS Teams of Slack blijven mensen te vaak nog in hun eigen ‘bubbel’ aan directe collega’s hangen. Een social intranet biedt een toegankelijk en uitnodigend platform waar dergelijke interactie wél op gang kan komen.

Vrijere communicatiestromen

We geloven dan ook dat een open en communicatieve cultuur over beter contact gaat. Het veronderstelt dat medewerkers meer zijn dan individuen; ze vormen in het beste geval samen een collectief waarin gebruikgemaakt wordt van elkaars kennis en kunde. Je moet elkaar dan wel weten te vinden. We weten hoe metakennis — kennis over wie wie is en wie zich waarmee bezighoudt — organisaties productiever maakt, en een intranet kan metakennis helpen groeien door medewerkers zichtbaar te maken.

Waar een klassiek intranet alleen top-down communicatie toelaat, biedt een social intranet de mogelijkheid tot vrijere communicatiestromen. Die stromen mogen top-down, bottom-up en horizontaal zijn. Ze doorbreken silo’s, nemen onnodige schakels weg en brengen collega’s in direct contact met elkaar waar dat zinvol is.

Dat past bij de opkomst van netwerkorganiseren en de sterke behoefte aan een transparantere en flexibele manier van communiceren en samenwerken. Het helpt organisaties voldoen aan de snelheid en complexiteit van de vraagstukken van nu. Een social intranet kan alleen optimaal functioneren in een bedrijf met een open communicatiestructuur, maar faciliteert tegelijkertijd ook een cultuur van meedenken en interactie.

De centrale plek van informatie voor medewerkers

Dat laatste werkt echter alleen als je intranet uitnodigt tot gebruiken en gemakkelijk wordt opgepakt door je medewerkers. Wij faciliteren daarin door het gebruiksgemak en de waarde van het intranet voorop te plaatsen. Kleine dingen maken dan een groot verschil, zoals een zoekfunctionaliteit die suggesties geeft, al tijdens het typen resultaten laat zien, en typfouten negeert. Of dat medewerkers het social intranet zowel via desktop als mobiele telefoon kunnen bereiken. Bovendien is het social intranet voor medewerkers bij veel van onze klanten de centrale plek voor informatie. Zij hoeven zich niet te begeven op een apart intranet én een social platform, en dat is wel zo makkelijk. Op het social intranet van Embrace gaan verschillende vormen van informatie immers samen, van social content tot managed content. Ten slotte maken we het social intranet voor elke gebruiker persoonlijk relevant. Gebruikers kunnen de startpagina van hun intranet personaliseren, door zelf onderdelen te kiezen en een plek te geven. Hun tijdlijn bevat berichten van groepen waarvan ze lid zijn gemaakt en die zij zelf volgen.

Praktisch werken met de juiste integraties

Een goed social intranet is niet per se een opzichzelfstaand platform. Je wilt ook voorzien in andere behoeften van je medewerkers door koppelingen met veelgebruikte programma’s en oplossingen te faciliteren. Je creëert echt een volledig digitaal kantoor. In een tijd waarin gedecentraliseerd werken steeds meer de norm is, is het van belang om te voorzien in een complete digitale werkplek. Embrace ondersteunt in het creëren van zo’n omgeving met krachtige integraties die naadloos aansluiten op ons social intranet.

Neem ingenieursbureau Clafis, een klant van ons die sinds 2019 gebruikmaakt van Embrace. Bij Clafis werd al gewerkt met Microsoft 365 (M365) om samenwerken op afstand mogelijk te maken. Oplossingen als Sharepoint en Teams werden al ingezet door medewerkers, al was het soms nog lastig om de mogelijkheden van M365 volledig te benutten. Hun social intranet van Embrace met M365-integratie was niet alleen een overzichtelijk gezamenlijk platform, maar heeft ook het werken met M365 een flinke boost gegeven. Gebruik van het intranet heeft de toepassingen van Microsoft toegankelijker en overzichtelijker gemaakt voor de medewerkers van Clafis. Hun nieuwe social intranet werkte niet naast maar echt mét reeds bestaande oplossingen die Microsoft 365 bood.

Door de combinatie te zoeken met een veelzijdige oplossing als deze werken we mee aan het creëren van een toekomstbestendige en gebruiksvriendelijke digitale werkplek. We zorgen er onder andere voor dat je toegang hebt tot alles wat je nodig hebt op één centrale plek. Vanuit je persoonlijke startpagina heb je snel en eenvoudig toegang tot al je Office-documenten, Outlook en andere 365-applicaties. Je hoeft hiervoor niet overal opnieuw in te loggen, want dankzij single sign-on heb je in één keer veilig toegang tot al je applicaties. Dankzij Sharepoint Online werkt iedereen in jouw organisatie altijd in de meest recente versie van een document. Je bent dus altijd up-to-date.

De voordelen van social intranet in de praktijk

Als je bovenstaande leest, zijn de voordelen van een social intranet op papier natuurlijk duidelijk. Maar hoe pakt dit uit in de praktijk? Want per organisatie kunnen behoeftes, cultuur en structuur natuurlijk enorm verschillen. Heeft een social intranet dan overal de gewenste impact en wordt het bij alle klanten op dezelfde manier opgepakt door de medewerkers?

Niemand kan daar beter antwoord op geven dan onze klanten en professionals uit het werkveld, dus we nemen je graag mee langs een aantal recente successen.

Zorgorganisatie HVO-Querido

Neem bijvoorbeeld eens een kijkje bij HVO-Querido. Deze Amsterdamse zorgorganisatie werkt sinds oktober 2020 met hun social intranet van Embrace. Hun voornaamste doel was het delen van aanwezige kennis binnen de organisatie en het stimuleren van ontwikkeling. Door soepelere communicatie elkaar beter kunnen helpen en van elkaar leren, wat uiteindelijk leidt tot betere zorg voor de cliënten.

Hun social intranet is echt de verbindende factor binnen de organisatie geworden en dient niet alleen als platform om kennis te delen, maar ook als centrale ontmoetingsplaats. HVO-Querido is dan ook een mooi voorbeeld van hoe de verbindende kracht van een social intranet in de praktijk kan leiden tot concrete verbeteringen.

Omgevingsdienst Groningen

Bij de Omgevingsdienst Groningen (ODG) lag de focus meer op interactie en het zetten van een nieuwe stap. In het verleden werd er gewerkt met een statisch intranet en werd er voornamelijk gezonden vanuit de organisatie.

Bij het opzetten van hun nieuwe social intranet – genaamd Wad – dachten medewerkers actief mee over de functies die het nieuwe platform moest gaan vervullen. Dit zorgde niet alleen voor een hoop draagkracht, maar ook voor een gebruikerservaring die helemaal was gestoeld op de behoeften van de uiteindelijke gebruikers. Dit nieuwe intranet heeft zichzelf bewezen als sociaal verbindende factor in een periode dat men elkaar in het echt weinig kon spreken.

Zo zie je dat betrokkenheid leidt tot gebruik van een dergelijk platform en het platform zelf zorgt voor meer betrokkenheid. Een opwaartse spiraal die je organisatie echt een boost geeft op het gebied van samenwerken!