Zoeken op het intranet: 6 tips om te vinden wat je zoekt

Hoe vind jij iets terug op het social intranet? Uiteraard is er een zoekfunctie maar toch heb je altijd collega’s die iets in 1 minuut vinden waar jij 10 minuten over doet. Toeval? Nee, gelukkig niet, de snelle zoekers doen namelijk echt een aantal dingen anders. Hieronder geef ik je 6 tips over zoeken op het intranet en hoe te vinden wat je zoekt. Oftewel; hoe kan je het zoeken voor jezelf (en je collega’s) een stuk gemakkelijker maken?

1. Goed (terug)vinden begint bij het uploaden

Iets kunnen vinden via de zoekfunctie begint al bij het aanmaken van de titel (van een page of een bestand). Gebruik je te korte/lange/cryptische/veelvoorkomende of gewoon compleet onbegrijpelijke titels? Of geef je afbeeldingen geen nieuwe titel? Dan kan het terugvinden een vrij lastig klusje worden. Per organisatie worden er gemiddeld 3674 bestanden per jaar gedeeld, een goede titel is dus goud waard. Bijvoorbeeld bij het maken van notulen. Jij weet waar die vergadering over ging en wanneer het was, maar dat weten de toekomstige zoekers niet (en wie weet jijzelf later ook niet meer)! En wat dacht je van afbeeldingen die je snel even een cijfer hebt gegeven? Wees lief voor jezelf en je medegebruikers, en formuleer een duidelijke titel. Zoeken op het intranet hoeft niet moeilijk te zijn. Als je de zoeker maar op weg helpt!

Zoek je een bepaalde afbeelding? Door de weergave te veranderen in miniatuurweergaven in plaats van lijstweergave vind je snel het plaatje wat je zoekt.

2. Tag it!

Je kan een tag toevoegen aan content, bijvoorbeeld bij een page. Hierdoor categoriseer je (1) en verhoog je de vindbaarheid (2). Je kan bijvoorbeeld een bepaald type overleg taggen: Is het een to-do lijstje? Of gaat het over toekomstplannen? Wanneer je eenmaal een tag hebt gebruikt, helpt Embrace je door suggesties te geven. De tags kan je ook terugvinden in de filteropties en uiteraard via de zoekfunctie.

Als je een bericht een tag geeft, is het makkelijker voor jezelf en je collega’s om dit bericht op te zoeken.

3. Maak het jezelf gemakkelijker met een widget

Er zijn pages die je telkens opnieuw nodig hebt, waarom dan steeds opnieuw opzoeken? Als je bedenkt dat er per organisatie zo’n 2336 zoekopdrachten per maand worden gedaan dan is het bijhouden van jouw favoriete pages al pure winst. Dus plaats ze in de ‘Favorieten widget’, zo heb je al jouw favoriete pages bijeen en heb je snel gevonden wat je zoekt.

In de favorieten widget kan je interne en externe links opslaan. Bijvoorbeeld een page in een team, of een link naar een handig website.

4. Laat jezelf zien!

Niet alleen kennis, documenten of pages moeten goed te vinden zijn. Je wilt natuurlijk ook gemakkelijk je collega’s kunnen vinden en zij jou. Vul daarom je profiel goed in. Van de praktische zaken als werktijden, locatie en telefoonnummer tot je kennis en expertise. In het collega’s overzicht (oftewel een vertrouwd smoelenboek) kan je namelijk zoeken op naam en ook op afdeling, functie en expertise. Dus vul je profiel en inspireer je collega’s om hetzelfde te doen!

5. Sla belangrijke berichten op in je favorieten

Een bericht in de tijdlijn met een handige opsomming of interessante discussie? Markeer deze als favoriet en vind deze handig terug in je profiel. Let op! Dit is iets anders dan de favorieten widget.

Ik vind dit een belangrijk bericht om te bewaren, dus sla het op in mijn favorieten. De opgeslagen favorieten vind je terug als je op ‘mijn profiel’ klikt in de sidebar.

6. Vraag een collega om advies

Dat de zoekfunctie niet de enige manier is om iets te vinden blijkt al uit het markeren van favorieten of het instellen van een widget, maar waarom niet geheel op de social tour? Vraag een collega of hij/zij wellicht weet waar het bestand staat wat jij zoekt. Dat kan gedurende de lunch en uiteraard via het social intranet.

Koen zoekt video’s en Pleuni weet precies waar hij deze kan vinden!

Bonustip: Tip van Amphia Ziekenhuis: richt je intranet vraaggestuurd in

Ook bij het inrichten van het intranet kan je al rekening houden met vindbaarheid. Amphia Ziekenhuis heeft hun intranet vraaggestuurd ingericht.

‘Als je iets zoekt leidt het intranet je naar het antwoord. Niet alleen moet de structuur van het intranet logisch zijn, maar de vragen moeten ook op een natuurlijke wijze gesteld worden. Het menu wordt ingericht op basis van onderwerpen, een onderwerp bevat veelgestelde vragen en antwoorden. In plaats van bellen bij een vraag wordt er geklikt – tijdbesparend.’

Voorbeelden hoe je informatie anders kunt presenteren:

Van ‘Processenschema IT’ naar ‘Hoe kan ik ondersteuning krijgen bij computerproblemen’.
Van ‘verlof protocol 2015-2016’ naar ‘Wanneer mag ik met zwangerschapsverlof?’

Hier zie je een voorbeeld van hoe weten en regelen ingericht kan worden.