Na een succesvolle implementatie is je nieuwe social intranet af. Dit digitaal werkplek portaal is straks hét startpunt van de werkdag voor alle medewerkers waar ze al hun nieuws, applicaties, documenten en kennis vinden. Dat mag dus gevierd worden! Maar wat zijn de ingrediënten van een succesvolle lancering?
Bij een lancering van SpaceX staat er veel op het spel: de kostbare raket, het goed getrainde team en de geïnvesteerde tijd gaan verloren als de lancering mislukt. Hoewel de gevolgen minder groot zijn, geldt voor een sociaal intranet hetzelfde. Daarom is het belangrijk om voor een feestelijke livegang te zorgen. Maar hoe doe je dit? We geven je 7 voorbeelden!
Voorbeeld 1: Profielen vullen met Photobooth!
Natuurlijk kun je met de profielstatus widget mensen enthousiasmeren om hun profiel beter te vullen. Of kun je automatisch data uit Microsoft trekken. Maar kan dit ook leuker? Zeker, en Gemeente Almere weet hoe! Het Alfie-lab van ambassadeur Alfie was hét informatiepunt voor intranet vragen. In de photobooth werden profiel(foto’s) in een mum van tijd gevuld!
Voorbeeld 2: Personificatie
Kies voor een naam die past bij de organisatie: denk aan de oprichter of een ander belangrijk persoon uit de geschiedenis van het bedrijf. Kom je er niet uit? Doe dan een namen wedstrijd en laat je medewerkers kiezen. Door je social intranet persoonlijk te maken, maak je het portaal laagdrempelig en leuk. Zo zagen we net Alfie voorbijkomen. Bij Zorginstelling de Rozelaar komt Rosa overal terug op het intranet. Ze heeft een eigen profiel, beantwoord vragen, komt terug op banners, staat op de flyers en op alle borden. Bij Gemeente Someren zijn ze loesoe met Loesje.
Voorbeeld 3: Hoera! Het is een…
Is het een jongen of meisje? Als je digitale werkplek een persoon is, moet deze ook geboren worden! Vier dus de geboorte van je kersverse social intranet met beschuit en muisjes. In het geval van Joost van werkbedrijf Menso gaat het om blauwe muisjes. En tot slot: Feliciteer (en evalueer) het platform voor zijn of haar verjaardag.
Voorbeeld 4: Wees creatief: Smoothiebars, mokken en meer
Gemeente Westland een voorbeeld op het gebied van adoptie en een feestelijke livegang: Overal hingen posters en stonden banners. Op beide locaties stond een zomerkraam met smoothies (want met Embrace gaat je werkdag voortaan smooth verlopen!) en een gepersonaliseerde HalloWestland mok. Ambassadeurs en onze implementatie consultants waren duidelijk aanwezig door het hele gebouw om verder te helpen.
Voorbeeld 5: Betrek ambassadeurs en het MT
Ambassadeurs zijn de sleutel tot succes. Zorg dat(in)formele leiders de lancering omarmen. Een directeur die op de dag van livegang een aftrap doet is een mooie manier van voorbeeld gedrag. Plankenkoorts? Neem dan een filmpje op en toon deze aan alle medewerkers die voor het eerst inloggen op hun nieuwe digitale omgeving.
Voorbeeld 6: Stel spelregels op
Zorginstelling Amarant werkt samen op Sam (hey, weer een personificatie!). Met meer dan 5000 mensen op het platform is het wel belangrijk dat dit op een veilige en verantwoorde manier gebeurd. Daarom is er voor Sam een set aan spelregels opgesteld.
Voorbeeld 7: Uit de oude doos
Vijf jaar geleden schreven we een vergelijkbaar artikel. Een absolute fan-favoriet was Gemeente Epe met WhatsEpe. Zowel voor de naam van het intranet als voor het logo ervan liet Gemeente Epe zich inspireren door WhatsApp. Het promoteam deelde groene appels uit op de ochtend dat het nieuwe intranet live ging. De appels pasten bij het nieuwe logo, maar stonden ook symbool voor het goede voornemen om het nieuwe intranet te gaan gebruiken.
Mocht je na deze 7 tips nog steeds het gevoel hebben dat hét idee er niet bij zit, laat je creativiteit dan vooral de vrije loop. Bedenk een leuke actie waarbij je mensen actief bij de lancering betrekt, en je zult merken dat je intranet een boost krijgt. Dan gaat die raket met een mooie baan de lucht in, en wordt je social intranet een succes. Pakte je idee goed uit? Laat het ons dan even weten! We zijn benieuwd.
Wil je Embrace liever van binnen bekijken?
Meer weten over dit onderwerp?
