“De negativiteit rondom de kwaliteit van SharePoint lijkt minder te worden. Waar vroeger met een boog om SharePoint heen werd gelopen, scoort het platform nu een 6,6 qua tevredenheid onder interne communicatieprofessionals. Dat is echter nog steeds aanzienlijk lager dan de 7,9 die Embrace gemiddeld scoort.” – Evolve

Functioneel gezien zijn beide systemen vergelijkbaar: ze bieden kennisbanken en nieuws, kunnen (Microsoft-)applicaties ontsluiten, en bieden – sinds de opkomst van Viga Engage – mogelijkheden voor kennisdeling en verbinding. Dit maakt het moeilijker om de unieke eigenschappen en voordelen van elk systeem vast te stellen. Hoe maak je hierin de beste keuze? Wat zijn de verschillen? En past een sociaal intranet in een Microsoft-first digitaal landschap?

SharePoint versterken, niet vervangen

Voor ons gaat het niet om de keuze tussen Embrace of SharePoint als intranet. SharePoint is een krachtig platform met talloze mogelijkheden. Embrace vervangt Microsoft niet, maar biedt een gebruiksvriendelijke laag erbovenop. SharePoint, diepgeworteld in de bedrijfswereld, levert een uitgebreide set tools waarop organisaties wereldwijd vertrouwen. Maar kan SharePoint niet intuïtiever en meer op maat? Dat is precies waar Embrace Social Intranet in beeld komt.

Embrace bouwt voort op de sterke basis van SharePoint en breidt de mogelijkheden uit. Het doel? Microsoft-tools gemakkelijker in gebruik maken, de betrokkenheid van gebruikers verhogen, navigatie vereenvoudigen en contentbeheer stroomlijnen, zonder de krachtige basisfuncties te verliezen. Zo transformeert het intranet van een eenvoudige plek voor documenten naar een dynamische en interactieve digitale werkplek voor iedereen.

Samenwerking en expertise

Bij Embrace draait alles om kennisdeling en samenwerking. Onze accountmanagers en consultants zorgen ervoor dat het social intranet volledig aansluit bij de wensen en doelen van een organisatie. Na de lancering begeleiden we een soepele overgang en voeren we aanpassingen door op basis van gebruikersfeedback. Doordat we actief zijn bij honderden overheidsinstellingen, zorgorganisaties en woningbouwcorporaties, beschikken onze experts over een schat aan ervaring, voorbeelden en best practices om de volgende stap te zetten. Zo ondersteunen we de doorontwikkeling van bestaande platformen. Dankzij onze check-up heeft ARAG haar AVI zo succesvol gemaakt dat het in het eerder genoemde Evolve benchmarkonderzoek de tweede plaats behaalde in de ranglijst van best beoordeelde intranetten in Nederland!

Vereenvoudiging van de gebruikerservaring

‍Embrace biedt een gebruikerservaring die perfect aansluit bij de doelgroep. SharePoint is krachtig, maar uit-de-doos vaak complex. Simpel design staat bij Embrace hoog in het vaandel; overbodige knoppen worden weggewerkt en alles is ontworpen met de eindgebruiker in gedachten. Dit zorgt voor een gebruiksvriendelijker platform, zowel voor contentmakers als eindgebruikers. Het resultaat? Een intranet dat niet alleen krachtig is, maar ook intuïtief en prettig in gebruik. Embrace biedt krachtige functionaliteiten om de digitale werkplek helemaal op maat te maken:

• Social: De basis blijft het sociaal intranet. Krachtige kennisbanken en zoekmachines vormen de kern, zodat medewerkers snel van vraag naar antwoord kunnen gaan. Het startportaal is volledig persoonlijk in te richten: medewerkers kunnen zelf hun startpagina indelen met widgets en hebben toegang tot een centrale tijdlijn voor vragen, kennisdeling en het vieren van successen.
• Portals: Met onze portalenbouwer en thema-editor maak je in een handomdraai een uniek portaal dat naadloos aansluit bij je branding. De persoonlijke startpagina is rol-gebaseerd (bijvoorbeeld op persona) en daardoor zeer relevant. Functionaliteiten en widgets kunnen op verschillende plaatsen staan of verborgen worden. Creëer daarnaast eenvoudig een speciaal portaal voor vrijwilligers of onboarding. ➔ Meer weten? Lees hier: Van vrijwilligersportaal tot crisiscommunicatie: 7 manieren om doelgroepgerichte portalen te bouwen met Embrace Social

• Integraties: Integreer eenvoudig generieke business apps zoals Microsoft 365, Liquit en AFAS, of gebruik onze branche-specifieke partnerships in de zorg (Infoland Zenya, ONS Nedap), overheid (Zaaksystemen, MY-LEX) en woningbouw (Facilitor, TOPdesk). Embrace vormt zo de digitale toegangspoort naar de rest van het digitale landschap.
• Knowledge (AI): Het slimme CMS van Embrace maakt het beheer van kennisbanken en nieuws eenvoudig. Ontsluit processen en workflows direct via het intranet. Stel automatische (de)publicatiedata en revisiemomenten in voor al je content, en gebruik permissies voor uitgebreide rechten en rollen in beheer.
  ➔ Meer weten? Lees hier: 5 CMS-tips om kennisbank-content slim en snel te beheren

• Analytics: Onze gestandaardiseerde PowerBI-rapporten geven inzicht in het gebruik van je intranet. Waar zoeken gebruikers naar? Worden nieuwsberichten goed gelezen? Met welk apparaat loggen de meeste mensen in? Deze data helpt om de digitale werkplek datagedreven door te ontwikkelen.

Het grootste voordeel is dat al deze krachtige functionaliteiten standaard zijn ingebouwd in de social-intranetlaag. Zelf bouwen in SharePoint is door de complexiteit en bijbehorende kennisvereisten vaak tijdrovend en ingewikkeld. Ons template is echter geoptimaliseerd op basis van de ervaring en feedback van 450+ organisaties, wat tijd, geld en een betere gebruikerservaring oplevert. Uiteraard kun je een externe consultant inhuren, maar ook daar kleven risico’s aan.

Zelf bouwen in SharePoint? Risico!

‍Bij de ontwikkeling van een intranet is expertise buiten ICT onmisbaar. Het is een gezamenlijke teaminspanning die diverse vaardigheden vereist. Denk aan het bouwen van een huis; je hebt hiervoor verschillende experts nodig. Voor een intranet zijn een informatiearchitect, een communicatiespecialist en een SharePoint-expert noodzakelijk. Die laatste is echter vaak niet intern beschikbaar.

Het inhuren van externe consultants om een intranet uit te bouwen brengt uitdagingen met zich mee. Ondanks hun ervaring en vaardigheden werken zij vaak binnen vooraf bepaalde tijdschema's en projectdeadlines. Na afloop van een project kunnen ze vertrekken, wat ondersteuning en updates bemoeilijkt. Kenniscontinuïteit is daarbij onzeker, en een nieuwe consultant heeft mogelijk onvoldoende kennis van de projectgeschiedenis. Daarnaast zijn externe consultants vaak prijzig.

Door direct bij de leverancier in te kopen, in plaats van IT-experts in te schakelen om SharePoint tot een maatwerk-intranet te ontwikkelen, beperk je deze risico’s. Onze accountmanagers staat altijd voor je klaar om mee te denken en je intranet naar een hoger niveau te brengen.

Microsoft First: Technische architectuur

‍Veel organisaties hebben een Microsoft-first beleid. De behoefte aan voorspelbaarheid, integratie van het digitale landschap en kostenbeheersing hebben ervoor gezorgd dat Microsoft-first (of Microsoft-tenzij) een populaire benadering is geworden. De vele voordelen maken dit een begrijpelijk beleid. Daarom past Embrace, als Microsoft Gold Partner, goed binnen dit beleid. Zo zijn alle integraties tussen het social intranet en Microsoft 365/SharePoint gebouwd op basis van de Microsoft Graph API.

De basis van onze tech stack is Microsoft Azure, aangevuld met een reeks Microsoft 365-producten en -services. In enkele gevallen maken we uitzonderingen waar de markt betere of goedkopere alternatieven biedt. Ons fundament is Azure, waar wij ons multi-tenant platform hosten. Onze producten zijn ‘opgeknipt’ in kleinere services die we hosten met Azure Kubernetes Services. Hierdoor zijn we schaalbaar, betrouwbaar en kunnen we razendsnel wijzigingen aanbrengen. Klantomgevingen kunnen we met een muisklik aanmaken met behulp van Terraform. Onze eigen producten zijn ontwikkeld in .NET Core, NodeJS of Java. Deze vullen we aan met krachtige cloudapplicaties zoals Microsoft DataFactory, PowerBI en PowerAutomate. Verder gebruiken we robuuste best-of-breed-toepassingen, zoals de Elastic Stack, Squidex en KeyCloak.

Alle data en logica uit onze software komen samen in een Apollo/GraphQL-gateway. Daarboven bouwen we onze front-ends in React of React Native. Steeds meer van onze techniek testen en verbeteren we met behulp van AI en LLM-systemen zoals ChatGPT.

Flexibiliteit, interactie en kosten
Uiteraard is bovenstaande blog niet uitputtend en zijn er nog meer aspecten om je keuze op te baseren. In 2024 schreven we een vergelijkbare blog die ingaat op onder andere flexibiliteit, mate van interactie en kosten. ➔ Lees hier: Embrace versus Sharepoint: jouw gids naar het ideale intranet voor jouw organisatie