In juli 2014 koos de gemeente Zeist voor een nieuw intranet. Inmiddels zijn wij gestart met de implementatie hiervan. In dit artikel vragen we alvast een deel van de projectgroep het hemd van de lijf. We spreken met Sjoukje Stuurman, Busra Keskin en Ralf Hermsen.
Waarom gaat de gemeente Zeist aan de slag met een sociaal intranet?
Sjoukje en Busra vertellen: “Aan de ene kant omdat onze organisatie al heel erg ‘social’ werkt: we pakken projecten zo veel mogelijk interactief samen met betrokkenen op, we werken met veel organisaties en andere gemeenten samen en we werken volgens de principes van Het Nieuwe Werken: flexibele werktijden, geen vaste werkplekken, ontschotting van afdelingen en teams.
Intranet van 1.0 naar 2.0
Waar we aan de buitenkant dus al heel erg 2.0 zijn, bleef ons intranet een 1.0 versie: geen reactiemogelijkheden, een zoekmachine waarbij je collega’s alleen kan vinden als je hun voor- of achternaam weet (niet op onderwerp of competentie) en geen mogelijkheden om samen te werken.
De andere reden is heel praktisch: vanaf 1 januari loopt het contract met de huidige intranetleverancier ten einde.”
Wat willen jullie bereiken met het intranet?
Sjoukje: “We willen collega’s in staat stellen om elkaar makkelijk en snel te vinden en op een toegankelijke manier samen te werken. Op den duur ook met externen.”
Waarom hebben jullie gekozen voor Embrace?
Sjoukje en Busra: “We hebben verschillende leveranciers laten presenteren, maar alleen bij Embrace hadden we het vertrouwen dat er een nieuw intranet komt dat prettig werkt en toegankelijk is voor onze collega’s. We hebben vanaf het begin gezegd dat de gebruiker centraal moet staan en dat er geen handleiding nodigmag zijn om met het intranet te kunnen werken.”
Geen handleiding nodig
Ralf Hermsen vult aan: “Mijn collega’s waren erg enthousiast over het gebruiksgemak en de eenvoud van de intranetsoftware. Aangezien we een intranet willen waar geen handleiding voor nodig is en dat de gebruikers de mogelijkheid geeft om zonder tussenkomst van ICT (organisatie overschrijdend) samen te werken was dat erg belangrijk.
Onderlaag Microsoft SharePoint
De gemeente Zeist heeft een ‘Microsoft, tenzij…’-beleid, maar omdat de onderlaag van het intranet door SharePoint gevormd wordt en Embrace daarbovenop de gebruikerservaring en gemak voor zijn rekening neemt, staat het niet haaks op ons beleid.
SharePoint is een platform dat voor veel verschillende doeleinden ingezet kan worden, maar dat brengt naast veelzijdigheid ook complexiteit met zich mee. Embrace neemt die complexiteit voor ons weg. Dat het CMS (Umbraco) daarnaast gebaseerd is op open source software, is voor ons als gemeente een extra plus.”
Hoe ziet de implementatie er de komende periode uit?
Sjoukje en Busra: “Ten eerste is er al de hele looptijd van het project een denktank actief met collega’s verspreid uit de hele organisatie. Zij zijn ook onze ambassadeurs binnen hun eigen team. Daarnaast schuiven we aan bij de managementoverleggen en teamoverleggen.
Postercampagne intranet
We zijn deze week gestart met een postercampagne om alle collega’s te wijzen op de voordelen van het nieuwe intranet. Ook is er een wedstrijd om de nieuwe naam te verzinnen. We willen ook zeker nog iets organiseren tijdens de livegang.”
Hoeveel tijd hebben jullie uitgetrokken voor het project?
We hebben vrij lang de tijd genomen om met een groep collega’s te bepalen wat wij belangrijk vinden in het nieuwe intranet en wat de gewenste functionaliteiten zijn. Daar zijn we zeker al een jaar mee bezig.
De uiteindelijke presentatie en selectie van leveranciers nam twee a drie maanden in beslag (mede omdat we dit met zo veel mogelijk collega’s wilden doen).
Livegang in november
Nadat we de opdracht aan Embrace hebben gegeven ging het snel. Uiteindelijk willen we in november live gaan voor de gehele organisatie.
