Het intranet-dreamteam: wie betrek je bij je intranet-projectgroep?

Een social intranet is eigenlijk niets meer dan een stukje software. Een heel slim en handig stukje software natuurlijk, dat wel. Toch zijn het de mensen erachter die het intranet tot een succes maken – of niet.

Om van je intranet een geslaagd project te maken, heb je een goed plan nodig. Maar vooral ook een sterk team. De potentiële waarde van een social intranet is enorm, maar hoe zorg je dat deze eruit komt?

Waarom heb ik een intranet-projectgroep­­ nodig?

Tijdens de ontwikkeling van je intranet is het cruciaal dat er een aangewezen groep mensen is die zich hier intensief mee bezig houdt. Waarom is dat zo belangrijk? Kun je de ontwikkeling niet gewoon aan de leverancier overlaten?

De projectgroep zorgt ervoor dat er plannen liggen voor het leveren en implementeren van je intranet. Ze maken niet alleen deze plannen, maar zorgen er ook voor dat het intranet daadwerkelijk van de grond komt. Als je er alleen een technisch verhaal van maakt, sla je de plank mis: het platform moet aansluiten bij de werkpraktijk.

Een goed samengestelde projectgroep zorgt dat je veelvoorkomende risico’s verkleint. Denk aan het overschrijden van tijd of budget, een gebrek aan verantwoordelijkheid of eigenaarschap, of een gebrek aan sturing en richting voor het intranet.

Hoe stel ik die projectgroep samen?

Een succesvol intranet vervult diverse rollen en ondersteunt bij allerlei werkzaamheden. Daarom is er voor het maken van zo’n intranet input nodig vanuit verschillende hoeken. Leg het project niet neer bij één afdeling of team.

In de praktijk zien we dat bij onze klanten de meeste projectgroepen bestaan uit een projectleider en vertegenwoordigers van de afdelingen Communicatie, HR, Functioneel beheer en ICT. De formule is simpel: als je een multidisciplinair team samenstelt genereer je meer draagvlak, meer betrokkenheid, meer steun en meer middelen.

Vaak wordt de invulling van een projectgroep bepaald door de inhoud van het project, de grootte van de organisatie en de beschikbaarheid van mensen. Je kunt hierbij vier elementen als uitgangspunt nemen: vertegenwoordiging, locatie, middelen en verantwoording.

• Vertegenwoordiging: welke afdelingen moeten in de projectgroep worden vertegenwoordigd?
• Locatie: bevinden de leden van het intranetteam zich op dezelfde locatie of in dezelfde stad? Of zijn ze verspreid over verschillende steden of locaties?
• Middelen: heeft dit team de tijd om aan het intranetproject te werken? Hoe veel tijd zouden de teamleden er wekelijks aan moeten besteden?
• Verantwoording: wie leidt het project? Wie heeft de eindverantwoordelijkheid?

TIP: Kijk bij het samenstellen van de projectgroep verder dan de (hiërarchische) organisatiestructuur. Het zou niet de eerste keer zijn dat iemand met handige vaardigheden een minder voor de hand liggende functie heeft.

Lang niet elke organisatie heeft zelf alle benodigde expertise in huis. Dat is niks om je voor te schamen. We zien geregeld klanten die externe projectleiders of consultants inhuren om het team compleet te maken.

Hoe verdeel en definieer ik rollen en verantwoordelijkheden? Het RACI-model

Bij het samenstellen van je projectgroep is het van belang om rollen en verantwoordelijkheden te definiëren en duidelijk te maken. Als je deze vooraf niet duidelijk omschrijft, kan je project gemakkelijk ontsporen. Wanneer mensen precies weten wat er van hen verwacht wordt, is het makkelijker om hun werk op tijd, binnen het budget en op het juiste kwaliteitsniveau uit te voeren.

TIP: Geef de groepsleden rollen en verantwoordelijkheden die aansluiten bij hun sterke punten. Het lijkt een open deur, maar te vaak wordt alleen gekeken naar functies.

Het RACI-model is een handige methode voor het weergeven van de rollen en verantwoordelijkheden van de personen die bij een project betrokken zijn.

• Responsible (verantwoordelijk) – Dit groepslid is verantwoordelijk voor de uitvoering. Verantwoording wordt afgelegd aan de persoon die ‘Accountable’ is. Onder ‘Responsible’ vallen personen als business analysts, projectmanagers, ontwikkelaars of grafisch ontwerpers.
• Accountable (eindverantwoordelijk) – Degene die (eind)verantwoordelijk, bevoegd is, en goedkeuring geeft aan het resultaat. Als het erom gaat, moet hij of zij het eindoordeel vellen en daarbij vetorecht hebben. Er is slechts één persoon ‘Accountable’.
• Consulted (geraadpleegd) – Deze persoon geeft (mede) richting aan het resultaat. Hij of zij wordt voorafgaand aan beslissingen of acties altijd geraadpleegd. Het gaat hierbij om tweerichtingscommunicatie. ‘Consulted’ teamleden zijn vaak deskundigen. In jouw intranetproject kunnen dit HR-mensen of ICT’ers zijn.
• Informed (geïnformeerd) – Mensen in deze categorie worden beïnvloed door de resultaten van de taken en moeten op de hoogte worden gehouden van wat er gaande is. Ze worden geïnformeerd over de beslissingen, over de voortgang, over bereikte resultaten, enzovoorts. In dit geval gaat het om eenzijdige communicatie.

Voorbeelden van hoe je een projectgroep samen kunt stellen

‍

Conclusie

Hoe vorm je de ideale intranet-projectgroep? Dat hangt erg af van het project, de grootte van jouw organisatie en de beschikbaarheid van mensen. Een terugkerend verschijnsel, dat we bij veel klanten zien, is dat mensen van verschillende afdelingen en met verschillende functies worden betrokken bij het traject. Het is misschien wel de gouden regel voor een intranet-dreamteam.

Wat een projectgroep tot een succes maakt:

• de groep is een combinatie van mensen met verschillende kwaliteiten en van verschillende afdelingen
• de rollen binnen het team zijn duidelijk gedefinieerd en worden goed begrepen
• er zijn voldoende middelen
• de groep wordt ondersteund vanuit de directie en het MT
• er wordt gewerkt vanuit een heldere intranetvisie
• alle groepsleden zetten zich voor 100% in