Omgevingsdienst Groningen en het 'social' in hun nieuwe social intranet

De Omgevingsdienst Groningen (ODG) zet zich in voor een veilige, schone en duurzame leefomgeving. Dit doen ze met vergunningverlening, toezicht & handhaving en specialistisch advies op gebied van milieu, bouwen en wonen.  De ODG werkt in opdracht van de Groninger gemeenten en de provincie Groningen.

Uitgangssituatie

Annemijn Branbergen is verantwoordelijk voor de (online) communicatie bij de ODG. “De ODG bestaat sinds 2013. Toen ik er in 2019 kwam te werken hoorde en ervaarde ik al gauw dat het intranet aan vervanging toe was. Het intranet was statisch en er was weinig ruimte voor interactie.  Ook het design was niet aansprekend en informatie kon alleen worden geplaatst of aangepast door de webredacteur. Hierdoor was informatie niet altijd up-to-date en kostte het beheren ervan veel tijd. Er was duidelijk behoefte aan communicatie via een makkelijk toegankelijk portaal, om informatie sneller en eenvoudiger met elkaar te kunnen delen.”

Elze Elzes speelt als Demand Manager bij Omgevingsdienst Groningen een grote rol op IT-vlak en kan dit bevestigen: “Het oude intranet was niet bepaald gebruiksvriendelijk. Het draaide op een ingewikkeld CMS en de collega’s die ermee werkten moesten vaak bij IT aankloppen voor assistentie. Daarnaast hadden we geen testomgeving of release-beleid, wat verdere ontwikkeling ook bemoeilijkte. Dan merk je na verloop van tijd dat je als organisatie een flinke stap hebt gemaakt, maar je intranet – het communicatiemiddel bij uitstek – niet meer volstaat. Toen hebben we ervoor gekozen de overstap te maken naar een nieuw en social intranet.”

'Er was duidelijk behoefte aan communicatie via een makkelijk toegankelijk portaal, om informatie sneller en eenvoudiger met elkaar te kunnen delen.'

Draagvlak

Grote veranderingen, zeker in een dagelijks gebruikt communicatiemiddel, vragen om voldoende draagkracht vanuit je organisatie. Medewerkers moeten niet alleen het nut inzien van een social intranet, maar er oprecht enthousiast van worden. Het moet iets toevoegen aan je werkgemak of     -plezier en niet een verplicht nummertje zijn. “We hebben eerst de behoefte getoetst onder onze collega’s”, vertelt Annemijn.

“Je zag eigenlijk meteen een duidelijke verdeling, waarbij sommigen al herkenning hadden bij het concept van een social intranet, bijvoorbeeld vanuit andere organisaties, terwijl het voor anderen compleet nieuw was. Los van die voorkennis bleek dat beide groepen wel behoefte hadden aan een manier om gemakkelijk kennis te delen, documenten te plaatsen en contact te houden.”

Toen het enthousiasme voor een nieuw intranet duidelijk was, gingen ze dan ook meteen goed van start. Via een oproep zochten ze naar collega’s die wilden meedenken over wensen en eisen voor deze nieuwe digitale hub. Vanuit alle teams in de organisatie dienden zich enthousiaste collega’s aan die wilden meedenken en zo ontstond een mooie afspiegeling van eindgebruikers. Annemijn weet het nog goed: “We zijn begonnen met een brainstorm; veel vragen en goed luisteren. Wat vond je niet prettig aan het oude intranet? Wat miste je? En wat zou je graag terugzien in een nieuw intranet? Daar kwam natuurlijk een grote lijst uit die we steeds concreter zijn gaan maken. Daarna konden we beginnen met de daadwerkelijke uitvraag naar een partij om dat met ons te gaan doen. Via een aanbesteding hebben we gekeken wie het beste in dat plaatje past en dat is uiteindelijk Embrace geworden.”

Sneak peeks en ambassadeurs

Draagvlak binnen de organisatie was dus erg belangrijk bij de uitrol. Dit werd verder uitgebouwd in de periode die volgde. Medewerkers werden namelijk stap voor stap meegenomen in het proces en ontvingen regelmatig updates. “We hebben vanaf het begin eigenlijk iedere stap gedeeld via onze wekelijkse nieuwsbrieven en het oude intranet”, vertelt Annemijn. “Toen Embrace eenmaal was aangehaakt konden we ook al snel de eerste beelden laten zien. Ook hebben we toen al veel gebruik gemaakt van onze ambassadeurs; wij noemden ze de ‘meedenkers’. Zij leverden dus input, maar konden ook de voortgang delen binnen hun teams om enthousiasme te creëren.” Een mooie combinatie dus van natuurlijk enthousiasme, betrokken collega’s en de nodige prikkelende ‘sneak peeks’ in het product.

Namenwedstrijd

Een goed intranet leeft bij de gebruikers en geeft de identiteit van de organisatie weer. In weinig dingen zie je dat zo duidelijk terug als in de naam van het systeem. Ook de ODG ging aan de slag met het uitkiezen van een mooie naam voor hun aanstaande intranet. Via een namenwedstrijd konden mensen meebeslissen, iets wat voor nog meer betrokkenheid zorgde bij alle collega’s. Elze denkt lachend terug aan hoe dat in zijn werk ging. “Er zijn heel wat namen de revue gepasseerd. Dat we uiteindelijk op deze naam zijn uitgekomen had ik toen nooit verwacht. Sommige dingen waren wel wat vergezocht en hadden weinig meer te maken met wat wij doen, maar er zaten ook een paar hele leuke tussen.”

Zo was de naam ‘Moi’ een goede kandidaat; plat Gronings voor ‘hallo’. ‘Lloyd’ werd ook genoemd, een mooie knipoog naar de locatie van het ODG kantoor in Veendam. Verder hoorden ze opties als ‘Pienter’, SID (Samen Informatie Delen) en ‘Kennet’ (Kennis Net).

Daarnaast waren een nog wat mooie verwijzingen naar typisch Groningse dingen, waaronder het Groningse volkslied (Grönnens Laid). De verschillende vleugels in het gebouw van de ODG zijn ook vernoemd naar onderdelen van dit lied: Pronkjewail, Golden Raand, Stad en Ommeland. In ditzelfde lied wordt ook gezongen over het Wad van Groningen, en dus werd ‘Wad’ ook een serieuze kandidaat. Uiteindelijk konden de medewerkers via een poll laten weten welke naam hun voorkeur had. Dat is toen uiteindelijk ‘Wad’ geworden. Annemijn: “Je kunt ons social intranet Wad hierbij ook zien als een soort ‘online’ aanvulling op ons kantoor waar we elkaar ook ontmoeten, kennis delen en samenwerken.”

Vliegende start

Elze is vooral te spreken over het tempo waarmee de implementatie verliep. “Eigenlijk zat er vanaf het moment van de gunning al flink wat tempo in en ontwikkelingen volgden elkaar snel op.” Een goede samenwerking en veel contact waren daarbij onmisbaar. Daarnaast had de ODG ook al wat belangrijk voorwerk gedaan om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. “Verschillende teams hebben hard gewerkt om belangrijke informatie om te zetten en te stroomlijnen voor gebruik op Wad”, aldus Annemijn. Dat zorgde ervoor dat de medewerkers ook in het nieuwe systeem snel uit de voeten konden en belangrijke zaken makkelijk konden vinden. Dit hing ook nauw samen met de zogenaamde ‘Wiki’ die de ODG gebruikt. Dit is een soort kwaliteitshandboek met producten en diensten die medewerkers nodig hebben voor hun werk. Een belangrijk element dus waar werkprocessen, formulieren en informatie samenkomen.

“Dit waren in het begin natuurlijk twee verschillende werelden”, vertelt Elze. “Aan de ene kant het nieuwe intranet van Embrace, en aan de andere onze eigen Wiki, die ergens anders gehost werd. Toen hebben we gezegd dat als het Wad ons portaal naar alle belangrijke zaken moet zijn, de processen daar ook bij horen. Zelfs als die processen deels in de Wiki thuishoren.” Een fikse uitdaging, omdat voor het gebruiksgemak men in één klik van het Wad moest kunnen doorklikken naar de Wiki met single sign-on, dus zonder opnieuw in te loggen. Deze pittige klus heeft flink wat werk gevraagd van beide kanten, maar was uiteindelijk zeker de moeite waard voor het krijgen van een gestroomlijnd eindresultaaten en adoptie van Wad onder medewerkers.

‘We zien een geslaagd eerste jaar voor ons social intranet en zijn blij met het gebruik’

Live in coronatijd

Na een intensief maar soepel implementatietraject was het in maart 2020 dan tijd om Wad officieel te lanceren. Annemijn: “We hadden van alles georganiseerd voor een mooi lanceringsfeest: een uitgebreide introductie, een quick guide, een fotograaf die een mooie profielfoto kon schieten om te gebruiken op Wad, vraagbaken, confetti, een welkomstcadeau; aan alles was gedacht. Toen kwam corona en moesten wij net als veel anderen thuiswerken. De livegang van ons nieuwe intranet hebben we toen ook online moeten vieren. Een digitale party!”

Een beetje een domper op een feestelijke lancering dus, maar tegelijkertijd ook een goede timing. Want wanneer heb je nu meer behoefte aan een sociaal intranet dan in een onzekere periode waarin iedereen plotseling thuis moet werken? Annemijn: “We hebben Wad meteen gebruikt om onderlinge verbinding te houden. We vroegen collega’s bijvoorbeeld hoe het thuiswerken hen verging. Collega’s hebben toen met leuke foto’s en video’s een update gegeven van hun eigen werksituatie. Je merkte dat collega’s vanaf het begin niet alleen werkzaken aan het delen waren, maar ook veel gebruik maakten van het sociale aspect van Wad.” Hoewel dit aan de ene kant goed werkt voor verbinding, is niet iedereen even tevreden over dit aspect. Elze: “We horen wel eens dat er soms toch een Facebook-gevoel is, waar niet iedereen van houdt. Dat is ook meteen een punt waarop nog wat winst te behalen valt. De balans tussen het sociale gedeelte en het zakelijke gedeelte moet hier en daar nog gevonden worden. Sommige medewerkers vinden het fijn als met een kop koffie rustig door de tijdlijn kunnen scrollen om wat leuke dingen te lezen, anderen houden het juist liever bij de dingen die voor hun werk directe relevantie hebben.

Kennis delen

Het delen van informatie en kennis is overigens niet iets dat alleen van hoger af gebeurt. Een sociaal intranet leent zich juist ook heel erg voor het delen van informatie tussen collega’s. Annemijn legt uit hoe dat voor de ODG werkte: “Ons werk is dynamisch en we hebben veel te maken met wet- en regelgeving. Daarin verandert nog wel eens iets. We zijn ook een echte kennisorganisatie en er zit veel kennis in de hoofden van collega’s. Juist die informatie wilden we graag vangen en bundelen op ons platform.”

“Als iemand een wetswijziging leest en meent dat dit interessant is voor een bepaald team of specifieke groep mensen, dan wordt dat eenvoudig gedeeld.” Dit gebeurt veelal in aparte groepen, gericht op bepaalde onderwerpen. Dit zorgt er onder andere voor dat informatie makkelijker te vinden is en mensen zelf eigenaarschap hebben over hun kennisgebieden. Men hoeft niet meer te wachten tot de informatie naar hen toe komt.

Wel merken Elze en Annemijn dat het actief zelf delen van kennis nieuw is voor veel collega’s. Toch is de cultuur van zelf aan het roer staan van de communicatievoorziening zich langzaam maar zeker aan het ontvouwen. Zo blijkt maar weer dat naast de implementatie en de lancering van het intranet ook de adoptie een belangrijke stap in het proces is. De toekomstplannen van de ODG zijn er dan ook voornamelijk op gericht om het gebruik van Wad in kaart te brengen en de mogelijkheden verder te benutten. Elze en Annemijn zijn in ieder geval positief gestemd: “We zien een geslaagd eerste jaar voor Wad en zijn blij met het gebruik. We zien het als een mooie kans om nu te kijken hoe we er nog meer uit kunnen halen.”