Verleihe deinem sozialen Intranet ein Gesicht: Der Erfolg von Jet [Infografik]

Paul und Irma gaben dem Intranet ein Gesicht, indem sie den Namen Jet in einer Personifikation der Mitarbeiter visualisierten. Vom ersten Tag an war Jet ein bekannter Name, ein Kollege und eine Inspirationsquelle für Kommunikationskampagnen und Tools wie Arbeitsmarktkommunikation. Wie nutzt das Kommunikationsteam das Intranet und „die Person“ Jet? Welche Auswirkungen hat es, dem Intranet ein Gesicht zu geben? Und welche Rolle spielt Jet in der sonstigen Kommunikation?

Am Ende des Blogs finden Sie auch eine praktische Infografik mit Tipps, die Ihnen auf Ihrem Weg zu einem erfolgreichen sozialen Intranet helfen! Ausführlicher? Dann laden Sie uns herunter kostenloses eBook.

Der Ursprung von Jet

Jährlicher Kommunikationsplan

Das Kommunikationsteam arbeitet mit einem übersichtlichen Jahresplan. Einerseits aufgrund begrenzter Ressourcen und andererseits aufgrund schneller Veränderungen, die es nicht mehr möglich machen, Jahre im Voraus zu planen. Der Jahresplan beschreibt Themen, die in diesem Jahr behandelt werden. Vor 2015 war die interne Kommunikation ein wichtiges Thema. Frühere Fusionen und eine umfassende Reorganisation infolge von Kürzungen im Gesundheitswesen hatten zu einer „Inselkultur“ geführt: Jede Organisationseinheit hatte ihre eigenen Arbeitsmethoden und Gewohnheiten.

Es bestand also ein Bedarf an Verbindungen, um Menschen und Informationen zusammenzubringen. Der Abfluss von sachkundigen Mitarbeitern mit viel Wissen war ebenfalls ein Problem. Ein soziales Intranet bietet die Möglichkeit, dieses Wissen zu speichern und Mitarbeiter miteinander zu verbinden. Jet ist das einzige interne Kommunikationsinstrument in Theben und somit auch das Rückgrat der internen Kommunikation.

Die Benennung und Personifizierung des Intranets

Bevor das Intranet im Oktober 2015 live ging, fand im alten Intranet eine Namenswahl unter allen Mitarbeitern statt. Der Gewinnername war Jet, was für Du und Theben steht. Paul und Irma wollten diesen Namen illustrieren lassen. Ausgangspunkt war, dass Jet nicht zu alt (etwa 25-35 Jahre alt), nicht zu dünn oder dick und vor allem sehr sympathisch sein sollte. Die Angst, Jets Illustration könnte als kindisch empfunden werden, scheint unbegründet zu sein: Jet hat sich sofort durchgesetzt. Die Mitarbeiter identifizierten sich sofort mit Jet. Der Bekanntheitsgrad des Intranets war vom ersten Tag an unglaublich hoch, hauptsächlich aufgrund der Personifizierung von Jet.

Nutzung des sozialen Intranets

In Theben spricht man nie von einem sozialen Intranet, sondern immer von Jet, auch von Managern. Es gibt einen deutlichen Unterschied in der Nutzung des alten und des aktuellen Intranets: Mehr Mitarbeiter nutzen das Intranet und sie sind auch aktiver als zuvor. Die Teamkommunikation misst alle drei Monate die Nutzung des Intranets und teilt sie auch auf Jet. In den letzten Jahren haben Sie beispielsweise einen Aufwärtstrend bei den aktiven Nutzern beobachtet. Einige Standorte nutzen sogar ausschließlich Jet, da sich diese Manager dafür entschieden haben, ausschließlich über das Intranet zu arbeiten. Fehlzeiten oder Minuten: Alles wird von ihnen auf Jet geteilt. Es besteht daher kein Zweifel, dass das neue soziale Intranet ein Erfolg ist.

Erfolg kommt nicht von selbst. Benutzer müssen begleitet werden. Bei der Teamkommunikation werden oft Dinge ausprobiert, die bei Mitarbeitern nicht immer funktionieren. Dann schauen sie sich an, was anders oder besser gemacht werden könnte, und sie werden es erneut versuchen. Es einfach zu tun ist also auch Teil des Erfolgs. Auch bei der Nutzung des Intranets sind noch Erfolge zu erzielen. Deshalb konzentrieren wir uns auf Verwaltung der Gemeinschaft.

Verwaltung der Gemeinschaft

Derzeit können Sie eine Gruppe auf Jet anfordern: Was ist der Zweck und wer wird der Administrator sein? Bisher geschah dies ohne das Eingreifen des Community Managers, aber das führte zu einem Labyrinth von Gruppen. Dies wird jetzt überwacht. Teams haben oft geschlossene Gruppen, damit sie hier Teaminformationen miteinander teilen können. Andere Gruppen sind fast immer geöffnet. Wenn jemand eine Frage stellt oder etwas in der falschen Gruppe veröffentlicht, wird der Community-Manager antworten. So werden Mitarbeiter beispielsweise schrittweise in der Nutzung des Intranets „geschult“ und übernehmen zunehmend selbst die Rolle, Kollegen zu „korrigieren“.

Nutzung des Intranets zur Bewertung von Mitarbeitermeinungen

Das Intranet wird auch vom Kommunikationsteam, das derzeit aus Paul, Irma und Sharona besteht, als Instrument für die Mitarbeiterforschung genutzt. Die Themen sind sehr unterschiedlich: vom gewünschten Weihnachtsgeschenk bis hin zu dem, was den Arbeitsalltag verschönern kann. Letzteres bot zwei neue Funktionen in Jet:

Viele Mitarbeiter waren sehr frustriert, weil sie sich immer wieder in verschiedene Anwendungen einloggen mussten. Jet ist jetzt mit Okta verbunden, sodass Mitarbeiter auf alle Anwendungen zugreifen können (Single-Sign-On, SSO), indem sie sich nur einmal anmelden. Die Mitarbeiter fanden es auch schwierig, Antworten auf ihre Frage zu finden. Aus diesem Grund wurde Jet jetzt um Themenseiten erweitert: eine Methode, Inhalte auf der Grundlage von Sorgfalt- und Regelthemen zu organisieren, sodass alle Arten von Dokumenten wie Protokollen, Handbüchern und Arbeitsanweisungen durchsuchbar sind und schnelle Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Verfügung stehen. Die Informationen sind aktuell und für jeden leicht auffindbar. Sie können sie mit Kollegen teilen und die Informationen selbst hinzufügen oder aktualisieren.

Jet erleichtert Ihnen daher die Arbeit und gibt Ihnen mehr Zeit für Ihren Kunden. Dies trägt auch zur Mitarbeiterzufriedenheit bei. Weitere Ideen, wie Ihr soziales Intranet zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen kann, finden Sie unter das kostenlose eBook Social Works von Embrace.

Aushängeschild der internen Kommunikation

Aufgrund des Erfolgs des Charakters Jet wird jetzt die gesamte interne Kommunikation mit Jet illustriert. Vom neuen Steuermodell bis hin zur neuen Mission von Theben wird alles von einem Bild begleitet. Einen Urlaub anfragen? Du siehst Jet am Strand. Du arbeitest vor Ort? Jet hat ein Tablet. Joggen Sie mit Kollegen? Jet steht auf dem Rücken der Läufer und sagt, er helfe ihnen. Jet lebt also unter den Angestellten von Theben. Sie fragen sie oft, ob „die Jetjes“ für Dokumente oder Präsentationen verwendet werden können. Wenn Mitarbeiter Jet sehen, wissen sie sofort, dass die Nachricht für sie bestimmt ist. Es ist frisch und riecht nach mehr.

Jet als Grundlage für Arbeitsmarktkommunikation

Engpässe auf dem Arbeitsmarkt

Ein großes Problem im Gesundheitswesen ist die Enge auf dem Arbeitsmarkt. Theben hat auch Probleme, neue Mitarbeiter zu gewinnen. Beschäftigte im Gesundheitswesen empfinden die Altenpflege nicht als attraktiv und ziehen es auch vor, in etwas kleineren Organisationen zu arbeiten. Bei Thebe arbeitest du in kleinen, unabhängigen Teams in verschiedenen Nachbarschaftsteams oder Wohnzentren, also in kleinen Zentren. Dies ist daher ein Schwerpunkt der Kommunikation in der neuen Kampagne: Arbeiten in kleinem Maßstab mit den Vorteilen eines großen Arbeitgebers wie Ausbildungs- und Karrieremöglichkeiten, Zusatzleistungen und digitalem Arbeiten.

Unverwechselbarer Inhalt

Theben will sich auch optisch weiter von der Masse abheben. In der Arbeitsmarktkommunikation im Gesundheitswesen sieht man oft Fotos von glücklichen älteren Menschen, aber in Wirklichkeit sind ältere Menschen nicht immer glücklich. Nicht umsonst brauchen sie Pflege. Weil Jet intern so ein großer Erfolg ist, lag schnell die Idee auf dem Tisch, sie auch extern einzusetzen. Die Teamkommunikation möchte jedoch, dass Jet für die interne Kommunikation bleibt. Aus diesem Grund wurden sechs Personas für die offenen Stellen erstellt, die wiederum mit jeweils einer männlichen und einer weiblichen Variante illustriert sind. Es gibt also insgesamt zwölf Charaktere.

Bist du es?

Die Zielgruppe der ersten Kampagne sind Studierende und fast Absolventen. Die Grundlage der Kampagne ist das Spiel „Bist du es?“, inspiriert von „Wer ist das?“ Die Frage ist: Wer sind Sie und welche Stelle in Theben ist die richtige für Sie? Du verfolgst das Spiel, indem du siebenmal zwischen zwei Arbeitssituationen wählst und am Ende bei einem der zwölf Charaktere landest. Werden diese zwölf Charaktere so erfolgreich sein wie der sympathische Jet? Wir werden sehen!

Infografik

Die folgende Infografik listet eine Reihe von Vor- und Nachteilen bei der Implementierung eines neuen Intranets auf. Wünschen Sie weitere Tipps? Dann laden Sie das kostenlose E-Book herunter: 7 Schritte zu einem erfolgreichen sozialen Intranet

Dieser Artikel wurde auch veröffentlicht auf Frank schaut zu.