5 CMS-Tipps für die intelligente und schnelle Verwaltung von Wissensdatenbankinhalten

Tipp 1: Inhalte mit Smartlabels automatisch anpassen

‍Intelligenter arbeiten > Härter arbeiten. Erstelle ein Smartlabel für dich, einen Abteilungsnamen oder deine Öffnungszeiten. Wenn sie sich jemals ändern, ändern Sie einfach das Smartlabel und die Informationen werden automatisch aktualisiert, wo immer sie sich befinden. Durch die Automatisierung sorgen Sie für eine schnellere Verwaltung und überwachen die Qualität Ihrer Inhalte.

Tipp 2: Organisieren und analysieren Sie Ihre Inhaltsplanung

Überlegen Sie genau, wie oft Sie Inhalte mit Ihren Kollegen und Kunden teilen. Sie möchten Ihre Zielgruppe nicht mit zu vielen Informationen überfordern: Es besteht die Möglichkeit, dass sie wichtige Updates verpasst. Gleichzeitig möchten Sie sie mit den Vor- und Nachteilen Ihres Unternehmens vertraut machen. Die perfekte Frequenz gibt es nicht und variiert je nach Organisation. Versuche hier ein Gleichgewicht zu finden. Analysieren Sie das Leseverhalten von Benutzern und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.

Noch vor Jahresbeginn kannst du bereits einen großen Teil deines Inhaltskalenders ausfüllen. Fügen Sie beispielsweise wichtige Momente hinzu. Verwenden Sie beispielsweise den „Tag der Notfallmaßnahmen“, um das Notfallpersonal in Ihrer Organisation aufmerksam zu machen. Markieren Sie auch wichtige Ereignisse und Meilensteine, z. B. den Abschluss eines Projekts oder einer Veranstaltung. Indem Sie diese im Voraus in Ihren Inhaltskalender aufnehmen, stellen Sie sicher, dass relevante Informationen zur richtigen Zeit geteilt werden, und ersparen sich viel Ad-hoc-Arbeit. Prüfen Sie am Ende des Jahres, welche Art von Nachrichten funktioniert haben oder nicht, indem Sie PowerBI Analytics intelligent einsetzen. Folgen Sie diesen vier Schritten, um besser zu verstehen, wie Sie Ihre Portale verwenden.

Tipp 3: Smart CMS: Revisionsdaten, (De-) Veröffentlichungsdaten, Vorlagen, Workflows und mehr

Die zuvor beschriebene Inhaltsplanung ist nur durchführbar, wenn Sie über ein intelligentes CMS verfügen. Ein CMS, in dem Sie bereits in einer ruhigeren Zeit Nachrichten und Wissensdatenbankseiten schreiben und diese dann später automatisch veröffentlichen (oder wieder veröffentlichen) können. Redakteure — oder der Inhaltseigentümer — können auch daran erinnert werden, den Inhalt nach einer bestimmten Zeit zu überprüfen: Stimmt das immer noch? Oder muss eine Anpassung vorgenommen werden? Durch die Automatisierung sorgen Sie für eine schnellere Verwaltung und überwachen die Qualität Ihrer Inhalte.

Tipp 4: Binden Sie die Organisation in das dezentrale Management ein

Die Kommunikation ist (zu) überlastet, daher ist es wichtig, Inhalte so intelligent und schnell wie möglich zu verwalten. Intelligente Funktionen sind nützlich, aber auch die Hilfe des restlichen Unternehmens ist von entscheidender Bedeutung. Binden Sie Wissensträger ein und verwalten Sie Ihre Wissensdatenbanken dezentral. Binden Sie beispielsweise die Personalabteilung oder die IKT ein und lassen Sie sie Wissensdatenbanken und Themenseiten (im Konzept) selbst verwalten. Dies gewährleistet eine höhere Qualität der Inhalte (schließlich schreiben die Wissensinhaber sie selbst auf!) und sorgt für Schnelligkeit, indem der Druck bei der Kommunikation nicht unnötig erhöht wird.

Auch hier ist ein intelligentes CMS entscheidend: Verwenden Sie Vorlagen und Vorlagen, um einen einheitlichen Stil und eine einheitliche Struktur beizubehalten. Fügen Sie einen internen Styleguide hinzu, damit jeder den gleichen Tonfall verwendet. Und möchten Sie dezentrale Eingaben, aber trotzdem die Kontrolle behalten? Nutzen Sie die erweiterten Rechte und Rollen im CMS, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Beispielsweise kann Mitarbeiter X nur Nachrichtenberichte erstellen, sie aber nicht veröffentlichen. Oder die Personalabteilung kann nur ihre eigene Wissensdatenbank ändern, nicht aber die der IT.

Tipp 5: Verwenden Sie ein zentrales CMS

Viele Lösungen verwenden Open-Source-CMS-Lösungen wie Umbraco oder Drupal. Praktisch, denn dann müssen Sie es als Lieferant nicht selbst bauen. Embrace ist diesen Weg jahrelang gegangen, daher wissen wir, dass dieser Vorteil auch mit einer Einschränkung verbunden ist:

• Unsicher und peinlich: Sie haben tatsächlich zwei Portale: ein Frontend (Webseite/soziales Intranet) und ein separates CMS. Beide mit eigenem Login. Auch mit SSO ist das natürlich nicht optimal!
• Zu allgemein: weil Sie der Richtung und Strategie der Open-Source-Lösung folgen müssen, können Sie sich nur in generischen Richtungen weiterentwickeln. Als Anbieter stoßen Sie daher schnell auf den neuesten Stand der technischen (Un-) Möglichkeiten.
• Wenig Integration: Dies gewährleistet eine geringe Integration zwischen den Plattformen. Das merkt man an kleinen Dingen, die auf lange Sicht für Redakteure frustrierend sein werden (z. B. Benachrichtigungen).

Weil wir unsere Kunden noch besser bedienen wollen, haben wir uns für um unser eigenes CMS zu nutzen zu entwickeln: Embrace Knowledge. Knowledge ist vollständig mit dem Rest unserer Software verknüpft: Sie müssen sich nicht mehr in ein externes CMS-Portal einloggen! So sicher.

Darüber hinaus bietet die tiefe Integration eine Reihe intelligenter Funktionen: So erhalten beispielsweise Mitarbeiter mit Doppelrollen — wie Endbenutzer und Redakteure — eine Benachrichtigung über eine Wissensdatenbankseite, einfach in derselben Benachrichtigungszentrale, in der sie eine Nachricht von einem Kollegen erhalten würden. Auf diese Weise sind Redakteure immer auf dem neuesten Stand!

Oder können Organisationen, die mehrere Embrace-Produkte verwenden, zum Beispiel beide soziales Intranet als Kundenportal, verwalten ihre Wissensdatenbanken und Inhalte aus einer Quelle (Knowledge). Teile davon können Sie dann auf den verschiedenen Portalen wiedergeben lassen: für interne Mitarbeiter im Intranet ebenso wie für Kunden und Mieter im Extranet. Das ist intelligentes und schnelles Management!

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